Открыть меню

Лист-відмова. Зразки листів-відмов

Зразок листа-відмови

Іноді виникають ситуації, коли доводиться писати службовий лист, що містить негативний відтінок. Це може бути скарга, претензія або лист-відмова. З метою зберегти обличчя і діловий образ, необхідно дотримуватися певних правил написання. Важливо, щоб зміст тексту не образив адресата і допоміг зберегти лояльні відносини.

Лист-відмова — істотна частина конструктивного листування, коли потрібно сказати «ні», маючи на увазі як об’єктивні, так і суб’єктивні причини. І тут виникає ряд складнощів, з якими стикається адресант.

Перш за все, відмова має бути:

  • максимально коректною;
  • аргументованою;
  • в шанобливій формі по відношенню до адресату.

Потрібно розуміти, що відмовляючи в чомусь, автор листа веде конструктивний діалог, в якому учасники відстоюють свої інтереси і цілі. Вони не завжди збігаються, тому так важливо вміти відмовити грамотно.

Правила написання та оформлення листа-відмови

Будь-який офіційний лист відрізняється чіткою схемою, обов’язковою для ділового листування.

  1. Зазначення назви компанії, її керівника або посадової особи. Адресатом може бути звичайна людина, тоді вказується його прізвище і ініціали.
  2. Короткий зміст листа, виражений в 2-3 словах, пишеться над основним текстом.
  3. Тема або звернення до адресата.
  4. Текст листа складається з 3 частин (вступної, основної, заключної). Вступ може складатися з одного речення. В основній частині викладається суть проблеми. У заключній частині пишется висновок, вирішення задачі (проблеми), ввічливе запрошення до подальшої співпраці.
  5. Посада, ПІБ, підпис і печатка.

Солідна фірма для службового листування користується власними бланками з позначенням реквізитів.

Щоб відмова звучала для одержувача найбільш коректно:

  • слід звертатися персонально — «Шановний пан Петров А.І.»;
  • включати слова подяки за відгук на пропозицію — «Спасибі за присланий в нашу адресу лист»;
  • відмова має нести інформацію, що заяву опонента уважно вивчено — «Ми ретельно вивчили проект Вашої роботи»;
  • в документі потрібно висловити розуміння і співчуття — «Ми розуміємо, як важливо для Вас взяти участь в цій програмі»;
  • в такому листі можлива наявність позитивних оцінок, різні види похвали або компліментів — «Запропонована Вами розробка зацікавила нас»;
  • лист повинен містити в собі чітке аргументоване формулювання відмови з переліком причин, викладених в нейтральній формі. Необхідно підібрати досить переконливі доводи — «Однак, в цей період часу наша компанія не планує запуск проекту через відсутність технічної бази»;
  • в тексті листа обов’язково згадується про можливу альтернативу — «Ми сподіваємося, що наша співпраця продовжиться в реалізації інших проектів»;
  • Якщо лист-відмова призначений іноземним партнерам, слід відрекомендувати свою організацію, коротко представити завдання і функції в галузі міжнародної діяльності (в обов’язковому додатку дається посилання на інформацію про компанію);

Бізнес — особлива область взаємодії сторін, де кожна сторона переслідує свої задуми і вигоду, маючи на це повне право. Випадок відмови — цілком нормальна робоча практика в офіційних стосунках. Тому лист-відмову треба писати ефективно і по всій формі.

 

Лист-відмова від договору на співробітництво

Генеральному директору ТОВ «ХолодІнвест»
(ПІБ директора)

Шановний (ПІБ директора)!

Нами уважно вивчено отриманий від Вас текст нового договору на постачання та обслуговування холодильного обладнання в торговому центрі «Розвага+».
Ми були раді співпрацювати з Вашою фірмою протягом 2 років. На жаль, на думку наших фахівців, ваші ціни вище ринкових, тому ми відмовляємося від підписання запропонованого Вами нового договору. Ми також помітили погіршення в якості обслуговування встановлених кондиціонерів та холодильних камер. Ми кілька разів просили поліпшити сервіс, але наші прохання залишилися непочутими.

З прикрістю повідомляємо, що ми припиняємо співпрацю з Вами після закінчення терміну дії 2 річного договору, що закінчується _____20__р. Дякую за роки плідної співпраці.

Заступник генерального директора ТОВ «КиївБудІнвест»
(ПІБ генерального директора)

 

Лист-відмова від пропозиції роботи

ТОВ «ІнвестФінанс»
Головному менеджеру з персоналу
(ПІБ менеджера)

Шановна (ПІБ менеджера)!

Я розглянув отриману від вас пропозицію роботи на посаді головного бухгалтера ТОВ «ІнвестФінанс» (лист від _____ 20__р.). Змушений повідомити вам про свою відмову в зв’язку з тим, що мене, на жаль, не влаштовує рівень заробітної плати, а також запропонований вами графік роботи.

З повагою,
(ПІБ)

 

Лист-відмова від участі в заході

Декану факультету «Інформаційних технологій»
Київського технологічного університету
(ПІБ декана)

Шановний (ПІБ декана)!

Я розглянув вашу пропозицію прийняти участь в щорічній науковій конференції «Інновації XXI століття в робототехніці». Щиро вдячний за проявлений інтерес до моєї роботи в галузі робототехніки. Але, на превеликий жаль, я змушений відмовити вам у виступі з доповіддю цього року, так як на момент проведення конференції я буду перебувати за кордоном.
Сподіваюсь, я ще отримаю від вас запрошення, та зможу поділитися своїми напрацюваннями з колегами і студентами КТУ іншим разом.

З повагою,
(ПІБ)

 

Доповнення до викладеного

Службове листування передбачає спеціальні вимоги до стилю і викладу змісту. Головними специфічними ознаками є:

  • лаконічність і стислість опису;
  • нейтральність формулювання;
  • застосування стандартів;
  • вживання простих поширених пропозицій;
  • використання графічних та лексичних скорочень;
  • застосування мовних формул, термінів;
  • конкретність суджень;
  • відсутність граматичних і стилістичних помилок.

Ще декілька порад:

  • У листі слід частіше вживати дієслова, ніж прикметники: він буде більш динамічним.
  • Обмежувати застосування займенників.
  • Робити перехід від фрази до фрази логічним і природним.
  • Намагатися уникати малопереконливих висловлювань.
  • Не варто починати здалеку і відхилятися від теми, описуючи деталі.
  • Перевіряти кожне речення на слух.
  • Обережно використовувати фразу «На жаль». Вона має відношення тільки до епізоду відмови.
  • Не користуватися занадто часто словами вибачень, щоб не виглядати винуватим.
  • У разі зміни раніше обговорених умов, замість вибачення лист можна закінчити висловлюванням «Дякуємо за розуміння».

Лист-відмова, оформлений відповідно до класичних правил, має велику ймовірність кваліфікувати автора листа, як компетентну, коректну, знаючу свою справу людину.

© 2018 · Безкоштовні зразки заяв та документів.
Використання матеріалів сайту можливе лише при наявності гіперпосилання на pozovna.in.ua.
Форма зворотнього зв'язку