Открыть меню

Лист-відповідь. Зразки листів-відповідей

Зразок листа-відповіді

Кожне підприємство в обов’язковому порядку веде службове листування. Це зручний засіб обміну відомостями між сторонами. До того ж письмові домовленості, на відміну від усних, мають юридичну силу.

Лист-відповідь є частиною ділового листування і складається у відповідь на офіційну пропозицію, запит або прохання. Він може містити як схвальне рішення (згоду), так і відмову. Такого роду листи в службовому листуванні підпорядковуються групі правил, яких потрібно дотримуватись при їх написанні. До них відносяться:

  1. Оперативність. При отриманні листа-прохання або запиту, потрібно негайно відреагувати і надіслати відповідь, щоб виглядати в очах клієнтів і підприємців відповідальним та надійним партнером.
  2. Належне оформлення. Складається на фірмовому бланку з необхідними двосторонніми реквізитами.
  3. Конкретність висловлювань. Лист-відповідь тематично підпорядковується запиту, тому в ньому повинні зберігатися:
  • послідовність;
  • терміни та визначення;
  • семантичні поняття;
  • грамотне викладення (переносити помилки з ініціативного листа не рекомендується).

Даний документ повинен містити посилання на початковий запит (дату та номер запиту). Це спростить обробку кореспонденції.

Лист відповідь з відмовою належить починати зі слів подяки. У тексті використовуються фрази в доброзичливому тоні, щоб не образити одержувача ( «На жаль, наше підприємство не має можливості прийняти Вашу пропозицію на цей момент»). Далі вказуються детальні причини відмови. Детальніше: Зразок листа-відмови.

Випадки в яких виникає необхідність складати і відправляти лист-відповідь:

  • У загальнодержавні інстанції (наприклад, до податкової інспекції на запит про фінансову звітність).
  • Імпортерам (якщо вони запросили прейскурант для оформлення замовлення).
  • У відділення банків (наприклад, на вимогу довідки про ділову репутацію).
  • У правові органи (при запиті об’єктивних доказових свідчень).
  • Покупцям (на прохання про можливість і дату проведення поставки товарів).
  • Фізичній особі (при запиті відомостей про вакансії на певну посаду в організації).

 

Правила оформлення листа-відповіді

Лист-відповідь може бути написаний від руки або в друкованій формі, з витриманим офіційно-діловим стилем. Це означає застосування мовних прийомів, та викладення інформації відповідно до прийнятих правил.

Текст листа повинен бути:

  • офіційним, знеособленим, що підкреслює якусь дистанцію між контрагентами;
  • адресним, тобто він призначений конкретній людині;
  • без перекручування фактів;
  • переконливим і обґрунтованим, що спонукає одержувача здійснювати зазначені дії;
  • максимально повним для прийняття можливих рішень.

Перш ніж приступати до написання відповідного листа, необхідно вивчити всі питання, викладені в листі контрагента. Коротко відповісти по кожному з пунктів. Складати лист доцільніше на фірмових бланках при дотримуванні певних вимог:

  • Повні реквізити компанії-відправника (назва організації, адреса, номер телефону, факсу та ін.)
  • Вказуються в верхньому кутку сторінки. Справа пишеться посада та ім’я керівника компанії, куди та кому направлений цей документ ( наприклад, Голові ради директорів Ковальову С.І.).
  • У реєстраційному журналі проставляється вихідний номер і дата відправлення листа. Запис потрібен для пошуку даних про листування в разі виникнення спірних питань.
  • Коротка тема листа (не обов’язково).
  • Наявність шанобливого звернення до представника, який отримує відповідь (наприклад, Шановний Сергію Івановичу).
  • Основний текст (логічні відповіді на поставлені питання).
  • Додаткова документація прикладається в додаток.
  • Підпис директора або уповноваженої особи, печатка (не обов’язково).

 

Зразок написання листа-відповіді

Генеральному директору
ТОВ «ІнженерінгПлюс»
(ПІБ генерального директора)

Шановний (ПІБ директора)!

Нами уважно вивчена ваша пропозиція на постачання та обслуговування нового виробничого обладнання. На жаль, на думку наших фахівців, перелаштування нашого устаткування під нове виробництво обійдеться нам значно дешевше ніж купівля нового обладнання, тому ми відмовляємося від вашої пропозиції на постачання, але готові розглянути пропозицію по обслуговуванню нашого устаткування.

В.О. директора виробництва
ТОВ «ЕджСтрейч»
(ПІБ директора виробництва)
тел: 000-000-00-00
Email: 0000@gmail.com

 

Зразок листа-відповіді на запит

ТОВ «СантехСвіт»
м. Київ вул. Європейська 1, офіс 12
тел: 000-000-00-00
Email: 0011@gmail.com
01.01.2018 №__
Відповідь на лист-запит №__ від 11.11.2017
Генеральному директору
ТОВ «БудІнвест»
Михайленко Д.В.

Шановний Дмитро Володимирович!

Ви надіслали нам запит на отримання актуального прайсу на нашу сантехніку — документ в додатку. Також повідомляємо вам, що на великі оптові замовлення нашої продукції, ми робимо індивідуальні знижки, розмір яких, залежить від обсягу замовленого товару.
Ще одним бонусом є знижка в 40% на доставку товару в межах нашого регіону.

Додаток:
1. Прайс на сантехніку «СантехСвіт».

З повагою,
Головний менеджер з продажу
Антонов А.В.
ТОВ «СантехСвіт»
тел: 000-000-00-00
Email: 0011@gmail.com

 

Доповнення до викладеного

Швидким способом доставки кореспонденції є факс і електронна пошта. Для більшої впевненості в отриманні листа адресатом, особливо цінних паперів з додатками, можна скористатися послугами пошти. За допомогою кур’єрської служби документи доставлять особисто до канцелярії організації.

Лист-відповідь часто не потребує зворотної відповіді, тому що не містить пропозицій, запитів або прохань, а тільки інформацію, необхідну другій стороні. Але він може послужити початковим етапом у вигідній обопільній співпраці.

© 2018 · Безкоштовні зразки заяв та документів.
Використання матеріалів сайту можливе лише при наявності гіперпосилання на pozovna.in.ua.
Форма зворотнього зв'язку