Открыть меню

Лист-запит. Зразки листів-запитів

Зразки листів-запитів

Лист-запит — різновид документів ділового листування, що відноситься до довідкової групи. Він використовується для отримання необхідної офіційної інформації, довідки або документів, що уточнюють умови угоди, сертифікацію продукту, каталог послуг та інше. Іншими словами, отримати відсутню або підтверджуючу інформацію.

Офіційного стандарту написання листа-запиту немає, його зміст можна викладати в довільній формі, дотримуючись при цьому загальних правил складання ділової документації.

Лист-запит бажано оформляти на офіційному бланку установи-відправника із зазначенням всіх необхідних стандартних реквізитів: найменування та код організації, ІНН, адреса і поштовий індекс, контактні телефони, e-mail, факс, з номером реєстрації в вихідній документації — це додасть листу офіційності. Документ оформляється на аркуші стандартного формату виключно з однієї сторони. Для продовження листування додають ще один лист, при цьому застосовують нумерацію сторінок.

Правила написання та оформлення листа-запиту

Заголовок документа, що розкриває суть запиту (запит про …), вказувати рекомендується, але він не обов’язковий.

Починати лист слід з персонального звернення до одержувача. Відповідно правил ділового етикету допускаються звернення: «Шановний Вікторе Івановичу!», «Шановний пане Сидоров!». Не варто вживати в зверненні скорочення. Усі слова мають писатися повністю, це вказує на вашу повагу до адресата.

У самій суті запиту потрібно чітко і лаконічно сформулювати вимогу або уточнення необхідної інформації, використовуючи стандартні формулювання: в цілях … просимо направити …, просимо вислати на нашу адресу, для укладення … просимо повідомити і т.д. Опишіть важливість надання необхідних відомостей: для термінового оформлення, щоб уникнути конфлікту, в зв’язку з терміновим переглядом та інше. Стиль написання запиту носить офіційний, максимально інформативний характер, без ліричних відступів від теми.

Лист-запит передбачає отримання листа-відповіді. Якщо рішення потрібно отримати в певний термін, то буде доречним в тактовної формі вказати термін отримання відповіді або конкретну дату: просимо дати відповідь в тижневий термін, прошу видати документи при першій нагоді і т.д.

Текст листа повинен бути коротким, написаним простими фразами в нейтральному тоні. Не допустимі орфографічні та пунктуаційні помилки, фрази з погрозами і ультиматумами. Нейтральний тон з повною відсутністю емоційного підтексту — норма офіційного листування.

Завершують послання коротким підбиттям підсумків. Резюмуючи вищевикладене, припустимо ввічливо висловити надію в те, що дана проблема найближчим часом буде вирішена: наша компанія зацікавлена в …, з надією на … У висновку також допустимі етикетні фрази: з нетерпінням чекаємо, будемо вдячні, буду сподіватися на швидку відповідь, сподіваюся на подальшу співпрацю.

Запит засвідчується підписом відправника з розшифровкою (ПІБ, посада) із зазначенням дати, при необхідності ставиться печатка.

Вносити будь-які поправки або доповнення до підписаного листа не допустимо.

Складається документ в єдиному екземплярі. Він підлягає візуванню в журналі вихідної документації з номером, присвоєним йому при складанні, і датою реєстрації.

Зразок комерційного листа-запиту

Шановний Віктор Семенович!

Менеджери нашої компанії уважно ознайомилися з каталогом вашої продукції, де представлено нові сантехнічні товари з кераміки та нержавіючої сталі. Деякі із запропонованих колекцій нас зацікавили, та ми вважаємо, що вони можуть успішно продаватися в мережі наших магазинів «СантехСвіт».

Будемо вам вельми вдячні, якщо ви до 21.01 надішлете нам детальні характеристики всіх товарів групи сантехнічної кераміки, актуальний прейскурант з урахуванням можливої знижки на оптові закупки. Також просимо зазначивши умови та вартість постачання продукції в наші магазини м. Київ.

Заздалегідь вам вдячні.

З повагою, заступник головного директору ТОВ «СантехСвіт»

Кривенко А.В.

 

Лист-запит на надання копій документів

ТОВ «КиївЛасощі»
м. Київ, вул. Львівська, 9а
Тел. 00-00-00,
Директору ТОВ «Молокава»
В.А. Коваленку
01.01.2019 року, вих. № 29

Запит на надання копій документів

Шановний Валерій Антонович!

Для відновлення втраченої внаслідок пожежі в офісі документації просимо вас найближчим часом надіслати нам копії розрахункових документів про надходження і списання фінансових коштів, поставки, а також банківських виписок за рахунком ТОВ «КиївЛасощі» номер рахунку: 0000000000000000000 за період з 01.01.2017 по 12.12.2018 року включно.

Заздалегідь вам вдячні.

Головний бухгалтер ТОВ «КиївЛасощі» / Боженко / І.П. Боженко

 

Запит на бронювання номерів у готелі

Шановні панове! Наша компанія «Інженерінг-Аналітікс» планує провести зустріч з партнерами 15.10.2018 року у конференц-залі вашого готелю «Україна».

У період з 14.10 по 16.10 нам знадобляться 5 одномісних номерів, а також 3 номери на дві особи. У кожному номері неодмінно має бути стаціонарний телефон та можливість користуватися безлімітним інтернетом.

Просимо надіслати нам ваш прейскурант на вартість оренди конференц-залу, номерів, сніданок, та інші додаткові послуги.

По завершенню зустрічі ми плануємо влаштувати офіційний обід на 20 осіб у банкетній залі. Просимо вас надати інформацію про меню, та можливість проведення обіду 15.10.2018 близько 15:00.

З повагою,

Секретар ТОВ «Інженерінг-Аналітікс» / Власова / Власова І.Г.

 

Відправлення листа може бути здійснено будь-яким доступним методом: електронною поштою, факсом, кур’єром, але найкращий спосіб — звичайна доставка поштою країни. Електронною поштою запит може бути відправлений тільки при наявності електронного підпису.

Якщо відповідь не буде отримана, найчастіше застосовують лист-попередження.

© 2019 · Безкоштовні зразки заяв та документів.
Використання матеріалів сайту можливе лише при наявності гіперпосилання на pozovna.in.ua.
Форма зворотнього зв'язку