Открыть меню

Зразки супровідних листів до документів

У практиці діловодства використовуються дві групи листів за тематичними ознаками: комерційні і некомерційні. Однією з корисних некомерційних форм ділового етикету можна вважати супровідний лист.

Зразки супровідних листів до документів

У ньому міститься реєстр документів і вказівки до проведення з ними певних дій. Супровідний лист до документів може бути декількох типів: подякою, відмовою, додатком і описом.

Це відправлення не наповнене інформацією, але свідчить про достовірність відправки, допомагає адресату швидко ознайомитися з отриманою кореспонденцією і дати в короткі терміни необхідну відповідь.

 

Написання супровідного листа до документів

Жорстких вимог до написання супровідного листа немає. Однак правила оформлення службового листування слід враховувати. На фірмовому бланку підприємства вказується реєстраційний номер і дата. Класичний текст включає в себе пару головних блоків: повідомлення про те, що документи відправлені, і побажання щодо невідкладних дій (вивчення, узгодження, рішення).

До змісту листа пред’являються обов’язкові вимоги:

  • текст не повинен допускати двоякого розуміння;
  • характерними властивостями є: стислість, логічність, однозначність, переконливість;
  • має бути витриманий офіційний стиль і нейтральний тон, без емоційних сплесків;
  • обов’язково вказуються контактні дані адресанта на випадок виникнення питань у одержувача документів;
  • абсолютно виключаються орфографічні та стилістичні помилки.

Такий лист зазвичай адресується на ім’я конкретної людини, та має наступну структуру:

  1. Короткий вступ.
  2. Заголовок (тема з чіткою метою).
  3. Шанобливе звернення на ім’я та по батькові.
  4. Стислий виклад призначення послання.
  5. В основній частині викладається суть, підведення підсумків, надія на порозуміння (співробітництво), слова подяки.
  6. Заключний розділ складається зі списку додатків, прохання, пропозиції і підпису.

Підпис може поставити керівник установи, його заступник, головний бухгалтер або менеджер. При цьому потрібно дотримуватись етичних норм спілкування: при зверненні до керівної особи лист повинен бути підписаний рівним за посадою суб’єктом.

Зразок №1

Вих. № __ від __ «_______» 20__ р. Директору ООО «Холод-система»
(ПІБ директора)

Шановний (ПІБ директора)!

Направляємо Вам підписаний нами і скріплений печаткою договір № ______ від _______р. з актом прийому передачі робіт по установці та налагодженню кліматичного обладнання.
Акт прийому передачі робіт просимо підписати, скріпити печаткою та один екземпляр вислати на нашу адресу протягом 14 днів.

Додатки:

  1. договір в 2 примірниках (7аркушів);
  2. акт прийому передачі робіт по установці та налагодженню кліматичного обладнання в 2 примірниках (3 аркуші).

Директор ТОВ «БудГрупп»      (підпис)      (ПІБ директора)

 

Зразок №2

Шановний (ПІБ),

Направляємо Вам звіт про проведення ради директорів ТОВ «СхідІнвест» від ______ року.
Вимоги, викладені в звіті, вже передані до філіалів Київської та Черкаських областей.
Просимо Вас звернути особливу увагу на вимоги, а також терміни та рекомендації по їх виконанню. Також просимо донести вищевикладену інформацію до співробітників свого підрозділу.

Додаток: звіт проведення ради директорів ТОВ «СхідІнвест» від ______ року.

З повагою,

Керівник підприємства _________      (підпис)     (ПІБ керівника)

 

Ще кілька слів про супровідні листи

У функції будь-якого великого підприємства входять рішення великої кількості нагальних завдань, які найчастіше оформляються письмово. Сторони ведуть ділове листування, обмінюючись сповіщеннями та повідомленнями. Документи можуть направлятися:

  • в державні служби (в судові, фінансові організації, пенсійний фонд, податкову інспекцію, міністерства і відомства);
  • партнерам-підприємцям;
  • особам, які займаються поставками товарів або послуг;
  • клієнтам, контрагентам;
  • в головний офіс або підрозділ;
  • вкладникам.

Іноді супровідний лист складається до комерційної пропозиції, де дуже коротко подають основні положення можливої співпраці. Він використовується для ознайомлення з суттю основного документа, не обтяжуючи читача великою кількістю різної інформації. Його основна ціль — донести конкретну мету до адресата.

Супровід документів до акту звірки, в суд або банк допоможе простежити за доставкою, позбутися від допустимої плутанини і прискорити обробку. Кожен з таких документів має оформлятися за всіма правилами службового листування, тобто підтримувати стиль і структуру написання.

Не зайвим буде нагадати, що супровідні листи до резюме чи на стажування, також мають свої особливості написання. У таких листах потрібно детально, але без фанатизму, описати свої професійні якості, дати пояснення, чому обрано саме це підприємство або компанія, як і де ви знайшли вакансію і т.д.

Як відправити?

Відправка супровідного листа

Відправка супровідних листів до документів здійснюється традиційними способами, прийнятими при взаємодії різних організацій і інстанцій.

  1. Найпростішим засобом відправки є пошта, якщо документи не надто термінові і значущі. Цей варіант дешевий, але не досить ефективний. Рекомендовані і цінні листи з повідомленнями будуть більш надійними.
  2. Для екстреної доставки використовується кур’єрська служба. На вартість оплати впливає швидкість виконання замовлення.
  3. Електронною поштою. При цьому потрібно зробити скани всіх відправлених паперів.

 

Як зберігати?

Як тільки виконавець отримує в руки супровідного листа з додатками і переконується в його комплектності, на ньому ставиться відмітка про виконання і поміщається в справу. У багатьох компаніях створена папка «Супровідні листи», куди складаються такого роду послання.

Але можна створити кілька папок (наприклад, «Супровідні листи за договорами поставки»). Таке ведення діловодства сприяє економії часу і збереженні документів.

© 2018 · Безкоштовні зразки заяв та документів.
Використання матеріалів сайту можливе лише при наявності гіперпосилання на pozovna.in.ua.
Форма зворотнього зв'язку