Розпорядження – зразок написання та оформлення

Розпорядження – правовий розпорядчий документ, який видається управлінням установи з наказом вирішити певні оперативні питання. Розпорядження, здебільшого, стосується обмеженого кола людей, співробітників і має конкретні терміни виконання. По всьому переліку питань, що стосуються регулювання адміністративного менеджменту, одноосібна відповідальність за прийняття рішення та відповідальність за видання розпорядження покладається на керівника (голову правління, генерального директора, виконавчого директора і т.д.).

Найчастіше документ видають через зміни технологічних, інформаційних, методичних умов, при необхідності вирішення виниклих проблем.

Процедура оформлення, написання та видання розпорядження відповідає рекомендаціям щодо оформлення іншої документації основної діяльності установи, порядку їх узгодження та реєстрації.

У практиці ділової канцелярії листи-розпорядження складають на офіційних бланках установи. Вони в установленому порядку повинні містити необхідні реквізити: назву і код установи, ОГРН, ІПН, юридичну адресу, дату складання, номер реєстрації і тип документа, місце написання або видання, необхідні підписи і візи.

Розпорядження та приписи, присутні в зміст листа, повинні бути сфокусовані на таких проблемах:

• удосконалення роботи адміністративного апарату установи;
• вибір ресурсів, засобів і методів реалізації виробничого функціонування підприємства;
• дослідження фінансових, трудових і матеріальних засобів;
• впровадження нових технологій і раціоналізаторських пропозицій;
• підвищення якості праці;
• прийняття або перегляд заходів з охорони праці та правилами безпеки на виробництві;
• та інше.

У розпорядженні вказують конкретний перелік співробітників із зазначенням їх ПІБ і посади, для яких обов’язкові виконання рішень, зазначених у документі.

У зв’язку з великим охопленням сфер виробництва, розпорядження класифікують за такими групами:

• по базовій функції діяльності підприємства;
• по окремим групам персоналу установи;
• питанням адміністративно-господарської частини.

Враховуючи специфіку оформлення листа-розпорядження, існує негласна інструкція по складанню документу. За стандартами діловодства його необхідно складати від першої особи. До тексту документу повинні входити два взаємопов’язаних логічних елемента – констатуюча преамбула (вступна частина) і розпорядчий текст. У першій частині вказують і обґрунтовують запропоновані дії. Коли приводом для написання розпорядження став нормативний документ, представлений вищою інстанцією, то в вступній частині посилаються на їх повну назву, дату і реєстраційний номер в точному викладі. Допускається використання стандартних формулювань (з огляду на те, враховуючи вищесказане, на підставі, згідно із вказівкою та ін.).

При публікації розпорядження в ініціативному порядку, на етапі його затвердження фокусують увагу на кінцевих цілях або завданнях. Тут додатково пояснюють обставини що виникли, причини або події, які послужили першоджерелом публікації розпорядження. За звичай, констатуючий текст починають фразами «З метою», «У зв’язку», «для запобігання» і так далі. Існує поширена практика, коли видання розпорядження не потребує вступної частини. Це пояснюється тим, що вказувані дії не вимагають додаткового тлумачення.

Вступну та розпорядчу частини поділяють дієсловами «ПРОПОНУЮ» чи «ЗОБОВ’ЯЗУЮ» Їх пишуть з нового абзацу великими літерами. До складу розпорядчої частини входить перелік встановлених дієвих заходів. При цьому призначається відповідальний виконавець і термін виконання.

Бувають розпорядження, складні за своєю структурою. У цьому випадку смислову частину розпорядчого листа ділять на пункти. Це може бути обумовлено призначенням декількох відповідальних виконавців, безліччю доручень, різними термінами виконання.

Розпорядження має бути чітко і конкретно сформульовано, використовуючи розповідні речення. Воно не повинно містити складних виразів, оборотів, зайвих подробиць. Неприпустимі орфографічні, граматичні та пунктуаційні помилки.

В умовах одноосібного прийняття, документ підписується керівником або іншою особою в межах наданих повноважень.

Датою розпорядження є дата його підписання. Після реєстрації воно набуває статусу офіційного.

Зразок розпорядження керівника