Ділове листування – зразки службових листів

Інформаційно-довідкові документи, чи то електронні повідомлення, факс або службові листи, відносяться до ділового листування. Це невід’ємний засіб зв’язку між підприємствами, партнерами та клієнтами. Ділове листування включає в себе обмін думками, ідеями і пропозиціями, тобто є відкритим для ознайомлення зацікавленими особами і носить діловий характер.

Кожен лист, який надійшов до організації або був відправлений з неї, фіксують в реєстраційному журналі (електронній базі даних). Йому присвоюють вхідний/вихідний номер і зазначають дату.

Зразки та шаблони службових листів для ведення ділового листування. Оберіть потрібний приклад:

Cупровідний лист до резюме Cупровідний лист до документів Лист-підтвердження Рекомендаційний лист Гарантійний лист Інформаційний лист Лист-відмова Лист-запрошення Лист-звернення з проханням Лист-відповідь Лист-вимога

Лист-прохання Лист-вітання Лист-запит Лист-претензія Лист-пропозиція Лист-подяка Мотиваційний лист Лист-вибачення Лист-нагадування Лист-повідомлення

Види службових листів

В залежності від змісту службові листи поділяються на наступні:

• Інформаційні – в яких керівництовом чи органами влади і управління різних рівнів розсилаються матеріали офіційного характеру. У них можуть міститися нормативні документи, правила поведінки, додатки тощо. Такі листи підписуються керівником.
• Листи повідомлення – зазвичай направляються юридичними особами та індивідуальними підприємцями на адресу своїх партнерів, клієнтів чи держструктур. Вони сповіщають про зміни, що відбулися, наприклад: зміну адреси розташування, платіжних реквізитів, наявності заборгованості, призупинення дії і т.п.
• Супровідні – використовуються для відправки документації (каталогів, протоколів, нормативних актів), які не мають адресної частини.
• Гарантійні – адресуються організаціям і окремим суб’єктам та включають в себе зобов’язання і підтвердження (оплата праці, послуг, оренди, якість і терміни виконання роботи, повернення кредиту). Ці листи підписуються керівником організації та бухгалтером і обов’язково засвідчуються печаткою.
• Листи претензії – складаються юридичними або фізичними особами у разі виявлення раніше обумовлених в письмовому вигляді порушень з метою відшкодування збитків. До тексту додаються акти документування, що підтверджують обгрунтованість претензій і мають доказову силу.
• Листи-запити – направляються з наміром отримання інформації, офіційних даних або документів.
• Листи-сповіщення – інформують про майбутні заходи і запрошують до участі. У них вказується місце, час проведення, програма і організаційні моменти. Підписуються відповідальною особою.
• Листи-прохання – поширений вид ділового листування. Ці послання використовуються при зверненні однієї організації до іншої з проханням надання послуги, узгодження дій, отримання відомостей про товар тощо.
• Листи-відповіді – є відповідями на листи-запити або пропозиції. Вони можуть бути позитивними або негативними.
• Листи-запрошення, листи-подяки, листи-привітання та інші види службових листів.

Правила оформлення та структура ділового листа

Формування репутації бізнесу з боку партнерів і клієнтів багато в чому залежить від здатності грамотно складати, оформляти і вести службову кореспонденцію. Для цього співробітникам підприємства необхідно дотримуватися правил зовнішнього або внутрішнього ділового листування.

1. Організація повинна використовувати власні фірмові бланки з реквізитами (логотипом, спеціальним шрифтом, контактними даними і повною назвою).
2. При оформленні листа слід дотримуватися типової розмітки сторінки. Загалом листи пишуться на лицьовій стороні бланка. Якщо йдеться про декілька листів, то використовується також лицьові сторони і на кожній з них ставиться номер.
3. Офіційно-діловий стиль службового листа передбачає короткий виклад змісту, конкретне формулювання, вживання штампів і шаблонних зворотів.

 
Загальна структура службового листа наступна:

• Вступна частина. Починається лист з шанобливого звернення. Далі слідує вступ, де стисло вказується намір, констатація факту, введення в суть вирішуваних проблем.
• В основній частині описується подія, ситуація, що склалася, змістовний аналіз і вагомі докази.
• Заключна частина містить обґрунтовані висновки у вигляді переконливого прохання, прийнятної пропозиції, делікатного нагадування, зваженої думки, можливої відмови. Підпис у ввічливій формі.

Корисні поради та рекомендації

Тексти ділового листування мають характерні ознаки.

• Зміст повинен бути лаконічним. Короткий виклад думок і використання найменшого числа слів заощадить дорогоцінний час зайнятої людини. Тільки важливі деталі, факти, цифри.
• Чітка структура спростить прочитання листа. Заздалегідь продуманий план дозволить конкретно вказати на значимі аспекти проблеми. Для спрощення читання бажано розбивати текст на абзаци, кожен з яких має містити певну концепцію.
• Неприпустимість емоцій. У службовому листуванні не повинно бути емоційного відтінку. Але стриманість, розважливість, серйозність, практичність – обов’язкові.
• Не варто вживати надто витіюваті пропозиції. Простота у викладі дасть людині можливість швидко зрозуміти зміст прочитаного і зорієнтуватися.
• Неприпустима наявність орфографічних і стилістичних помилок. Перед тим, як відправити лист, слід його прочитати і відкоригувати.

Написання ділового листа вимагає бездоганності, правильного юридичного оформлення, грамотного висловлювання – все це є знаком поваги і сприяє встановленню взаємовигідних зв’язків, покращує відносини.