Открыть меню

Лист-нагадування. Зразки листів-нагадувань

Зразки листів-нагадувань

Лист-нагадування — форма кореспонденції офіційного листування, що використовується в ситуаціях, коли фізична або юридична особа в силу якихось обставин не зуміла виконати прийняті зобов’язання, тим самим порушивши укладені угоди. Іноді лист-нагадування може просто нести в собі інформацію про наближення якоїсь дати, події, заходу.

Зазвичай написанню листа-нагадування передують спроби домовитися в усній формі при особистих зустрічах чи телефонних переговорах. В результаті проведених таких дій лист буде не тільки нагадуванням, але і доказом попередньо здійснених дій, фіксації фактів порушення обов’язків, норм або правил.

Для оформлення листа-нагадування немає чітких вимог, встановленого зразка або форми, тому він може складатися в довільному вигляді. Проте є загальні стандарти оформлення офіційної кореспонденції, яких необхідно дотримуватися.

Лист доцільно складати на фірмовому бланку компанії, де вже вказані необхідні реквізити: повна назва і код установи, юридична адреса та поштовий індекс, контактний телефон, e-mail, факс та інша інформація.

Назва документа пишеться з нового рядка посередині і має відповідати смисловому змісту тексту листа: нагадування про наближення строку оплати, наслідки зриву доставки, порушення умови договору, про закінчення строку погашення заборгованості тощо.

Звернення до одержувача традиційно включає в себе прізвище, ім’я та по батькові з прикметником «шановний», а якщо ці дані невідомі, звертаються за посадою: «Шановний Олег Миколайович», «Шановний пан Ільїн!», «Шановний директор ТОВ «Букініст!».

У вступній частині зазвичай формулюють причину і цілі звернення до адресата, посилання на факти і документи, порушені одержувачем. Така преамбула повинна підвести відповідача до чіткого розуміння змісту листа. Ця частина може бути розгорнутою або складатися лише з декількох речень. У цих випадках зазвичай використовують фрази-кліше: вважаємо за необхідне сповістити вас, нагадуємо про закінчення термінів надання, змушені довести до відома, звертаємо Вашу увагу та ін.

Основна частина складається з опису висунутих відправником вимог і нагадувань обов’язків одержувача, пропозиції виконати умови договору. При цьому вживають стандартні ділові вирази: наполягаємо на отриманні, наполегливо просимо тощо. Необхідні розміри грошових виплат вказуються цифрами та прописом. Рекомендується визначити терміни виконання зобов’язань (конкретну дату також вказати прописом).

В листі можна вказати дії, які можуть бути застосовані для вирішення проблеми, якщо не буде знайдений компроміс: інакше ми залишаємо за собою право, в іншому випадку ми не беремо на себе відповідальність тощо.

Наприкінці листа вживається ввічлива фраза етики: завжди раді надати потрібну послугу, будемо вдячні за швидку відповідь, сподіваємося на Ваше розуміння, з повагою і т.д.

Візується лист підписом відправника із зазначенням його прізвища та ініціалів, посади та дати. При необхідності засвідчується печаткою.

Лист-нагадування реєструється в журналі реєстрації вихідної документації установи.

Стиль листа повинен бути нейтральним, без емоційних фраз і погроз. Автору тактовно потрібно піднести адресату необхідність виконання своїх договірних зобов’язань.

Пам’ятайте, лист має бути нагадуванням, а не звинуваченням або погрозою!

Лист-нагадування передбачає отримання відповіді. Якщо з боку одержувача реакції не послідувало, то доцільна повторна відправка повідомлення. При цьому в тексті зазначається: «Вдруге нагадуємо…» і робиться посилання на раніше відісланий документ.

Якщо лист супроводжується додатковими документами, то вони оформляються додатком із зазначенням назви документів та кількісті аркушів кожного з них.

Лист може бути надіслано будь-яким зручним способом: звичною поштою країни, e-mail, факсом, кур’єрською доставкою тощо.

Зразок листа-нагадування про виконання умов договору

ТОВ «ПродажПлейс»
Україна, м. Львів,
вул. Свободи, 13а
Тел.: (000) 000-00-00
Директору
ТОВ «СантехСвіт»
Верниненко Т.О.

20.10.2018 № ___

Про виконання умов договору

Шановний Тарасе Олександровичу!

У відповідності з договором поставки від 05.05.2018 № ___ Ваше підприємство взяло на себе зобов’язання поставляти за адресами наших магазинів сантехнічне обладнання різного асортименту протягом 2 років щомісяця, з дати підписання договору (починаючи з 10.05.2018). Проте нова партія, призначена для поставки в жовтні місяці поточного року, до цього часу не оформлена для відвантаження на жодну з адрес наших магазинів.

Вважаємо за необхідне сповістити вас, що кінцевою датою відвантаження сантехніки є 30.10.2018.

Наполегливо просимо Вас терміново забезпечити відвантаження товару, в іншому випадку ми залишаємо за собою право згідно з п. 10.4 договору № ___ пред’явити штрафні санкції у розмірі 0,05% від прописаної суми за кожен день затримки.

З повагою,
Головний директор
ТОВ «ПродажПлейс» Іващенко П.П. Іващенко

 

Зразок листа-нагадування про перерахування оплати за договором

ТОВ «Перший рекламний»
Україна, м. Чернігів,
вул. Соборна, 113б
Тел.: (000) 000-00-00
Директору
ТОВ «СантехСвіт»
Гудько Т.М.

25.02.2018 № ___

Про перерахування оплати за договором

Шановний Тарас Миколайович!

За укладеним між ТОВ «СантехСвіт» (далі Замовник) та ТОВ «Перший рекламний» (далі Підрядник) договором №___ від 01.01.2018 р. для Замовника були виконані роботи по рекламуванню магазинів «СантехСвіт» в соціальних мережах Instagram.com та facebook.com на суму 10000 гривень (десять тисяч гривень).

Згідно з пунктом договору 4.1, в якому вказується кінцевий термін повної оплати, розрахунок за виконані роботи здійснюється Замовником протягом 14 банківських днів з дня підписання акту виконаних робіт, який був підписаний 10.02.2018 року. Однак Замовником були порушені умови укладеного Договору, а оплата за виконані роботи не була переведена в строк.

Вдруге нагадуємо Вам (посилання на попередній лист), що станом на 25.02.2018 року Ваша заборгованість становить 8000 гривень.

На підставі вищевикладеного, керуючись нормами чинного законодавства, наполегливо просимо Вас протягом 10 календарних днів з моменту отримання листа перерахувати на наш розрахунковий рахунок № ________ усю суму заборгованості.

При невиконанні наших вимог ми будемо змушені звернутися до суду для примусового стягнення суми боргу, з нарахуванням пені, сума якої прописана в пункті 4.8 договору № ____ та судовими витратами.

З повагою,
Головний директор ТОВ «Перший рекламний»
Корнієнко А.Ю.

 

Зразок листа-нагадування про завершення акції

Шановні колеги!

Нагадуємо Вам, що 01.02.2019 року закінчується акція «Подорож до Лондона», що проходила з нагоди відкриття нового магазину «Кошик» у м. Харків, головним призом якої є путівка на двох на 7 днів до Лондона. Велике прохання надати інформацію про учасників акції до 11.02.2019 року. Розіграш призів буде проведено 25.02.2019 року. Нехай щастить!

З повагою,
Директор
ТОВ «Кошик+» Валентинов В.О. Валентинов

© 2019 · Безкоштовні зразки заяв та документів.
Використання матеріалів сайту можливе лише при наявності гіперпосилання на pozovna.in.ua.
Форма зворотнього зв'язку