Лист-підтвердження. Зразки листів-підтвердження
Лист підтвердження – один з видів службових листів, складений адресатом для засвідчення факту отримання інформації, документів, відомостей або інших матеріалів, а також для підтвердження досягнутих раніше домовленостей, намірів і т.п.
Коли мова йде про лист в паперовому вигляді, то підтвердження прийнято писати на бланку з логотипом організації, включити туди час і дату написання, коротко викласти суть домовленості, якщо підтверджується отримання документів, перерахувати, які саме документи були отримані, закріпити слова печаткою фірми та підписом керівника.
У світі електронних повідомлень все простіше: сторони однозначно впевнені, що по той бік монітора знаходиться саме той адресат, з яким розмова йшла раніше. Число та дата вставляються автоматично; обговорювані раніше нюанси прикріплені до кожного нового листа. Аналогом печатки компанії і підпису відповідальної особи служить сам електронний адрес співрозмовника. Хоча все частіше в організаціях використовується електронно-цифровий підпис, скріплені таким чином повідомлення слід відносити, скоріше, до “цифрових контрактів”, а не до менш формальних листів-підтверджень.
Втім, словосполучення “менш формальний” ні в якому разі не означає необов’язковість виконання умов, зазначених в листі-підтверджені. У разі конфлікту або непорозумінні, листування з заключним підтвердженням дозволяє швидко з’ясувати правоту замовника чи клієнта. Отже, структура підтверджуючого листа базується на невидимій, але найважливішій частині – важливості виконання зобов’язань.
Зразок листа-підтвердження про отримання замовлення
| ТОВ «МедіаСпікГруп» Україна, м. Харків, вул. Соборна, 437 Тел. (000) 000 00 00 |
Директору ТОВ «ХарківМТ» Т. Г. Шевченку |
16.04.17 № 202/4
Отримання матеріалів
Шановний Тарас Григорович!
ТОВ «МедіаСпікГруп» підтверджує отримання замовлених нами матеріалів в необхідній кількості та дякує за швидке виконання замовлення.
Директор ТОВ «МедіаСпікГруп» Кузьменко В.П. Кузьменко
Зразок листа-підтвердження про співробітництво
| ТОВ «Місто Мрій» Україна, м. Дніпро, вул. Зоряна, 398 Тел. (000) 000 00 00 |
Генеральному директору ТОВ «Дніпро-Електро» А.В. Мякушко |
10.10.16 № 18
Про співробітництво
Шановна Анна Валеріївна!
Ми даємо свою згоду на взаємовигідне та довгострокове співробітництво і підтверджуємо свою готовність до підписання відповідних угод та документів.
Директор ТОВ «Місто Мрій» Горобець Ю.А. Горобець
Зразок листа підтверджуючого ділову зустріч
Шановний Віктор Сергійович,
Я з нетерпінням чекаю на нашу зустріч, яка, як ви пам’ятаєте, призначена вами в вашому офісі на середу (02.03.18 р.) на 16:00. Дякую за можливість зустрітися, та обговорити все особисто.
У разі виникнення яких-небудь обставин, через які доведеться перенасти нашу зустріч, прошу завчасно повідомити мене про це по телефону.
Тел: (000) 000 00 00
З повагою,
Загоренко В.С, менеджер з продажу, ТОВ «РозетГрупп».
Поради щодо написання листа-підтвердження
Як і в будь-яких інших видах листів, вітання носить майже обов’язковий характер. Винятком можна вважати ситуації, коли в цей же день сторони вже кілька разів обмінювалися листами.
Основна частина листа підтвердження може бути максимально короткою, аж до банального “Ок” – між давніми партнерами, друзями, та при добре налагоджених і безконфліктних взаєминах. Інколи дозволяється вкласти в сухі фрази трохи ентузіазму і щиро гарного настрою. В інших випадках краще притримуватися стилю ділового листування.
Головним елементом цього різновиду листів є: “Підтверджую (отримання документів, домовленість про …, згоду на …)”.
Коли підтвердження надсилається клієнту від імені фірми, слід використовувати більш формальний, але не менш теплий стиль. Необхідно назвати його повним ім’ям, коротко перерахувати основні положення домовленостей і ваших зобов’язань, при необхідності – нагадати про його подальші дії. У разі потенційно “проблемного” клієнта варто додати, що інші умови він може прочитати в листуванні, а якщо виникнуть питання – звернутися до співробітників за роз’ясненнями та допомогою.
Заключну частину листа прийнято завершувати не тільки ввічливим “Дякую, до побачення” або подібними фразами, але і в обов’язковому порядку дописувати контактні дані організації, навіть якщо адреса і телефон відомі співрозмовнику. Фінальний акорд ділового листування – лист-підтвердження, а тому саме він відкривається в першу чергу. Зручно, коли в ньому видно контактні дані. Можливо, через багато років вони послужать рекламою: якщо вдячний клієнт порекомендує сумлінну організацію, то пошукає її контакти в заключному листі.