Открыть меню

Лист-повідомлення. Зразки листів-повідомлень

Зразки листів-повідомлень

Лист-повідомлення — вид службового листування, що несе в своєму змісті інформацію про деякі новини або факти, які можуть бути важливими і відправнику, і одержувачу.

За призначенням листи-повідомлення ділять на ініціативні і відповідні, а за формою і змістом виділяють кілька категорій: повідомлення, підтвердження, сповіщення, рекламно-інформаційні та ін. Найчастіше вони невеликі за обсягом і короткі за змістом, тому складаються з декількох речень.

Функцією листа-повідомлення є інформування про місце, час, форму проведення офіційного заходу – конференції, круглого столу, засідання методичної комісії, форуму та ін. Крім того, повідомлення додатково може нести інформацію про умови і програми заходу, його порядку денного, про засновників та складі учасників, про пункт проведення пункті і місце знаходження, інші подробиці.

Ще один популярний різновид листа-повідомлення — сповіщення. У ньому повідомляється про зміну юридичної адреси, зміну назви фірми, ліквідації організації, зміну реквізитів, втрату документів тощо.

Найбільш часто зустрічаються рекламно-інформаційні листи-повідомлення. Цей тип використовують для поширення відомостей про товар, що просувається, або наданої послуги з метою залучення нових клієнтів, активізації продажів.

Оформлення листа-повідомлення

Лист-повідомлення не має стандартної форми написання, тому його зміст викладається в довільній формі. Але, як і будь-якого офіційного листа, у нього повинна бути чітка структура: заголовок, звернення, основна частина, висновок.

Відповідно до принципів офіційного листування, лист-повідомлення традиційно пишеться на фірмовому бланку установи-адресанта з обов’язковим зазначенням реквізитів підприємства: найменування та код організації, ІГРН, ІПН, юридична адреса та контактний телефон, e-mail, факс.

Далі з нового рядка посередині пишеться заголовок (повідомлення, сповіщення, підтвердження) з коротким викладенням змісту листа (про зміну, про втрату, про виключення тощо).

Після цього йде звернення до адресата: «Шановний Віктор Іванович!», «Шановні співробітники планового відділу!». В основній частині викладається причина, що пояснює привід звернення до адресата, і подробиці самої інформації. Ключовими поняттями в цьому контексті можуть бути стандартні вирази: в доповнення до договору, згідно з протоколом, на підставі домовленостей, у зв’язку з нововиявленими обставинами, згідно з указом уряду, щоб уникнути конфліктної ситуації, з метою ознайомлення рішення ради директорів, в цілях забезпечення безпеки, для узгодження спірних питань, у відповідь на Вашу телеграму і т.д.

Лист необхідно ввічливо завершити (з повагою, в будь-який час раді надати послугу, з найкращими побажаннями і т. д.).

Документ візується відправником із зазначенням дати, ПІБ, посади. Листи даного типу підписуються керівником компанії або його заступником, допускається ставити підпис секретаря. Якщо циркулярний лист і його зміст буде відправлено багатьом одержувачам одразу, то текст дозволяється залишити без підпису, можливо використовувати факсиміле. До того ж, при розсилці листів-повідомлень за списком, реквізит «адресат» є узагальненим (керівникам, юристам, співробітникам комерційного відділу тощо) або не оформляється зовсім.

Готові зразки листів-повідомлень

Лист-повідомлення про зміну директора

Вих. № __
від __ «_______» 20__ р.
Директору
ТОВ «СантехСвіт»
(ПІБ директора)

Повідомлення
про зміну директора східних філіалів ТОВ «СантехМрія»

Шановний (ПІБ директора)!
Цим листом повідомляємо вас про зміну директора східних філіалів ТОВ «СантехМрія» на підставі протоколу засідання ради деректорів від _____20__ р., новим головним директором призначена (ПІБ нового головного директора).
Копія протоколу засідання № ___ від _____20__ р. додається.

Додатки:
Копія протоколу засідання № ___ від _____20__ р.

З повагою,
Генеральний директор ТОВ «СантехМрія» (підпис) (ПІБ директора)

 

Повідомлення про звільнення

ТОВ «СантехСвіт»
Повідомлення
«_______» 20__ р. №__
м. Львів
Головному бухгалтеру
О.В. Корнієнку

про звільнення

Шановний Олег Володимирович!

У зв’язку з ліквідацією західного філіалу ТОВ «СантехСвіт» доводимо до вашого відома про звільнення з посади головного бухгалтера на підставі (вказується підстава), яке відбудиться «_______» 20__ року.

При звільненні вам буде виплачено вихідну допомогу в розмірі двомісячного середнього заробітку згідно з _________.

Директор ТОВ «СантехСвіт»
Юрченко С. О.

 

Повідомлення про зміну юридичної та поштової адреси

Шановний (Прізвище ім’я по-батькові)!

Цим листом повідомляю Вас, що з _____20__ р. ТОВ «СантехСвіт» змінив юридичну та поштову адресу на: (індекс, місто, вулиця, будинок).
Прошу в подальшому в реквізитах використовувати вищевказану адресу.

Генеральний директор ТОВ «СантехСвіт»
(ПІБ генерального директора)

 

Лист-повідомлення про завершення акції

Шановні учасники акції!

Доводимо до вашого відома, що 01.02.2019 року закінчується акція «Подорож до Лондона», що проходила з нагоди відкриття нового магазину «Кошик» у м. Харків, головним призом якої є новий ноутбук ASUS ZXC10. Розіграш призів буде проведено 25.02.2019 року. Нехай щастить!

З повагою,
Директор
ТОВ «Кошик» Валентинов В.О. Валентинов

 

Зразок інформаційного листа про зміну юридичної та поштової адреси

Шановний (Прізвище ім’я по-батькові)!

Цим листом повідомляю Вас, що з _____20__ р. ТОВ «Агрохім» змінив юридичну та поштову адресу на: (індекс, місто, вулиця, будинок).
Прошу в подальшому в реквізитах використовувати вищевказану адресу.

Генеральний директор ТОВ «Агрохім»
(ПІБ генерального директора)

 

Ще декілька рекомендацій по написанню листа

Лист-повідомлення складається за одним певним фактом або кількома, якщо вони об’єднані спільною темою. Якщо подій кілька, то по кожній з них складається окремий лист.

Інформацію в листі потрібно доносити простими фразами, не використовуючи складних формулювань і речень. Пропозиції повинні бути без зайвих подробиць і емоцій, викладені чітко і доступно.

Дотримуйтеся нейтрального тону листа, зайва послужливість в ньому також недоречна.

Повідомлення не повинно містити орфографічних і пунктуаційних помилок.

Іноді в листі-повідомленні присутні програми (прайс-листи, брошури, графіки і таблиці, зображення, інформація з формулами і обчисленнями і т. д.). Їх докладають на окремих аркушах в якості доповнення.

Для листів-повідомлень рекомендується створити спеціальний шаблон, затверджений установою, і використовувати його стандартну форму з трафаретним текстом для подальшого ведення листування.

Допускаються будь-які стандартні і нестандартні способи відправлення листа. Зазвичай лист відправляють звичною поштою країни, але можна і за допомогою факсимільного зв’язку, кур’єрською службою, електронною поштою, факсом, співробітником.

© 2019 · Безкоштовні зразки заяв та документів.
Використання матеріалів сайту можливе лише при наявності гіперпосилання на pozovna.in.ua.
Форма зворотнього зв'язку