Лист-претензія

Лист-претензія – один з видів ділової кореспонденції. Його використовують в якості письмового висловлювання заперечень стороні, яка неякісно виконала будь-які зобов’язання або порушила якісь домовленості.

Мета написання претензії – передати наявну інформацію про ситуацію адресату, чітко поінформувати його про реальні наслідки в разі невиконання висунутих вимог. Листу часто передують попередні усні переговори, які не привели до вирішення ситуації.

Претензійний лист – правильний крок в вирішенні проблеми, тому що з моменту його складання він може стати документом, що має юридичну силу, якщо справа дійде до судового розгляду. Це основна причина, через яку необхідно скласти листа правильно.

Правила написання та оформлення листа-претензії

Лист-претензія немає типового уніфікованого шаблону, регламентованого законодавством. Він складається в довільній формі або за формою, розробленою установою, і може бути написаний від імені організації або фізичної особи. Але все ж при написанні листа-претензії дотримуються правил складання офіційних листів.

В обов’язковому порядку зазначаються реквізити отримувача, який порушив договірні зобов’язання; прізвище, ініціали та посада адресата; назва і поштова адреса організації. У реквізитах своєї установи вказують найменування і код підприємства, адресу і поштовий індекс, контактні телефони, e-mail, факс. Дату відправлення листа і його номер реєструються в журналі вихідних документів.

Далі, з нового рядка посередині, вказується заголовок документа – претензія про … (наприклад, зрив термінів, невиконання умов, погашення заборгованості, постачання неякісного товару і т.д.). Звернення до адресата повинно бути офіційним, бажано персональним: «Шановний Сергій Ігорович!» або «Шановний пан Воронін!». Якщо ПІБ одержувача невідоме, зверніться до нього за посадою, наприклад, «Шановний директор ЗАТ «Компас»! У зверненні не допускаються скорочення типу Нач., Дир. та інші.

Потім слідує пояснювальна частина, в якій вказується причина звернення з претензією: які права або службові обов’язки були порушені, яку угоду або її частину не виконано, який неякісний товар був проданий та інше. Щоб претензії не були необґрунтованими, потрібно посилатися на офіційні документи, закони, укази, нормативні акти. Неодмінна умова – точна назва зазначених документів, пунктів, дат, а далі можна процитувати уривки з них. Перерахуйте наслідки, які виникли в результаті порушення зобов’язань адресатом. Пред’явіть вимоги, які зобов’язаний буде задовольнити одержувач: замінити товар, зменшити вартість, виправити недоліки, оплатити усунення поломки, повернути витрачені кошти та інше. Вкажіть терміни виконання, грошову суму цифрами і прописом. Перерахуйте заходи, які будуть прийняті при незадоволенні прохання.

В кінці листа слід ввічливо і тактовно попрощатися, показати свою доброзичливість по відношенню до одержувача, пояснивши, що ви просто хочете відстояти свої права та особисту позицію (сподіваюся, будемо вдячні).

Текст листа повинен бути коректним і обґрунтованим. Факти необхідно викладати чітко і об’єктивно, пред’являючи вагомі для адресата аргументи. Слід уникати довгих словосполучень, більше використовувати прості речення. В листі неприпустимі граматичні та пунктуаційні помилки, фрази з залякуванням і шантажем. Лист пишеться на аркушах стандартного формату A4 з альбомною орієнтацією і нумерацією сторінок.

Кожну претензію рекомендовано складати окремо. У разі, якщо їх декілька, то доцільно складати окремі листи по кожному з випадків.

В кінці лист візується підписом відправника з розшифровкою (ПІБ, посада), дата складання та реєстраційний номер за внутрішнім журналом вихідної документації. При необхідності лист завіряється печаткою.

Важливо! Крім прописаних вимог до листа повинні додаватися підтверджуючі документи – копії чеків, накладних, актів, гарантій, паспорта товару і т.д. Чим більше доданих документів, що підтверджують вашу правоту, тим більше шансів на успішне вирішення претензії. У додатку до листа перерахуйте всі прикріплені до нього документи, де вказані їх назви та кількість аркушів у кожному з них.

Лист-претензію можна відправляти будь-яким доступним способом – електронною поштою, факсом, кур’єром, але краще відіслати рекомендований лист з повідомленням звичайною поштою країни. Допускається доставляти документ особисто, зареєструвавши його у секретаря.

Зразок листа-претензії боржнику

 

Зразок претензії про невиконання умов договору

 

Зразок листа-претензії про якість товару