Лист-пропозиція. Зразки листів пропозицій
Лист-пропозиція – мабуть, найпоширеніший вид листування. Лист адресується потенційному партнеру чи замовнику у вигляді викладених рекомендацій щодо співпраці.
Мета пропозиції – стимулювати адресата до ділової співпраці, залучити надійного партнера для подальшого розширення своєї сфери діяльності на взаємовигідних умовах. З огляду на брак часу для особистого контакту, виходом із ситуації може бути надання інформації в письмовому вигляді. Від того, наскільки аргументовано, грамотно і чітко буде складено лист, залежать подальші перспективи співпраці.
Лист-пропозиція – варіація ділової кореспонденції і не має стандартного зразка написання, тому лист може викладатися у вільній формі. Але подібного роду листи можуть стати початком підписання контрактів, укладення угод, то все ж варто дотримуватися загальноприйнятої структури оформлення офіційного документа.
Лист оформляється на фірмовому бланку установи, де вказуються всі необхідні реквізити: найменування та код організації, ОГРН, ІПН, адреса, контактні телефони, електронна пошта, факс.
Починати документ можна з заголовку, але це необов’язково, тому що одержувача може просто не зацікавити подальша інформація. Потім слідує звернення до адресата з епітетом «шановний», попередньо дізнавшись його ім’я та по батькові. Якщо ж звернення призначене конкретній групі співробітників, то варто використовувати узагальнене звернення типу «Шановні співробітники комерційного відділу!». У зверненні вкрай небажані скорочення.
Далі в листі можна надати короткі довідкові дані про свою компанію – час створення і перебування на ринку, напрямок діяльності, перелік послуг, що надаються, професійні досягнення (якщо є, інакше це легко перевірити), переваги перед конкурентами. Тут можна назвати клієнтів, які можуть охарактеризувати організацію як надійного партнера.
В основній частині листа важливо правильно викласти суть пропозиції, щоб зацікавити адресата, привернути до себе увагу і спонукати до розгляду пропонованих послуг. Додатково перерахувати спектр послуг, що надаються організацією (проведемо аналіз, надамо зразки, надамо допомогу в, проведемо науковий семінар, виконаємо роботи по і т.д.). Акцентуйте увагу на якості товару, його особливостях виробництва; якщо надаєте послуги, то підкресліть професіоналізм і компетенцію співробітників. Відзначте вигідні ціни, відстрочки платежів, наявність знижок, оперативність поставок та інше. Вкажіть обопільну вигоду співпраці для обох компаній. Ваша мета – зацікавити одержувача мінімум по одній з позицій.
Після цього в листі потрібно коректно описати умови прийняття пропозиції (щомісячне замовлення на суму, використання обладнання з атрибутикою фірми, надання бартеру та інше).
Всі представлені пропозиції повинні бути конкретними і привабливими одночасно, зосередьтеся на вирішенні відомих проблем клієнта. Додатково мотивуйте його наданням гарантійних зобов’язань, наявністю системи накопичення бонусів, гнучких знижок, пільг.
У діловій пропозиції важливо використовувати заклик до активної дії одержувача. Це може бути мотивація відвідати ваш сайт, можливість здійснити дзвінок. Не забувайте вказати кілька можливих варіантів, за якими адресат зможе вільно вийти на зв’язок або контакти для особистої зустрічі, де буде можливо детально обговорити всі деталі пропозиції.
Важливо завершити лист ввічливою фразою із закликом відповісти на пропозицію (був би вдячний, якщо Ви повідомите …, сподіваюся продовжити співпрацю на новому рівні, в очікуванні Вашого рішення, з повагою …).
В кінці документу ставляться дата (необов’язково) і підпис із зазначенням ПІБ, посади відправника. Дату зазвичай вказують в тому випадку, якщо в листі розглядаються акції, знижки або інші пропозиції, обмежені в часі.
Якщо текст листа занадто об’ємний, його потрібно об’єднати в логічні абзаци або списки, щоб він був більш структурним і інформативним. Лист бажано розмістити на одній-двох сторінках. Додаткову інформацію до листа (прайс-листи, фотографії, таблиці, графіки, списки) оформляють в додатку до нього.
Лист-пропозиція може мати необмежену кількість примірників, але всі вони повинні бути підписані відправником.
Надіслати лист можна безліччю способів: електронною поштою, факсом, кур’єрською службою, будь-яким месенджером і традиційною поштою країни.
Зразок листа-пропозиції про співпрацю
| ТОВ «СантехСвіт» м. Київ вул. Свободи 1, тел. 8 (000) 000-00-00 |
Директору ТОВ «СантехСила» Ткаченко Т.Г. |
Шановний Тарас Григорович!
Наша компанія «СантехСвіт» вже більше 10 років виготовляє якісну сантехніку та реалізує її в Україні та в країнах східної Європи. В даний момент ми займаємося пошуком нових партнерів для реалізації нашої продукції в вашому регіоні. Ми хочемо запропонувати вам співробітництво з ТОВ «СантехСвіт» в якості представника та реалізатора нашої продукції.
Для комфортного співпраці з нами, ми гарантуємо вам повний асортимент якісної сантехнічної продукції, вчасні постачання, індивідуальний прайс та високий партнерський процент. Також наша пропозиція включає в себе: практичні навчання співробітників (торгових представників, менеджерів з продажу, продавців консультантів) з наданням необхідної професійної літератури, ексклюзивні пропозиції, акції та знижки, а також допомогу в проведені рекламної кампанії в вашому регіоні.
Ознайомитися з пропозицією більш детально ви може електронною поштою 0101@gmail.com або за телефоном 8 (000) 000-00-00.
Актуальний каталог продукції знаходиться в додатку до листа, а також на нашому сайті pozovna.in.ua.
З повагою,
Менеджер з регіонального розвитку ТОВ «СантехСвіт» Вербний Вербний П.О.
Зразок листа-пропозиції про надання послуг
Шановний Олександр Валерійович!
Компанія «Web-IT» активно працює на українському ринку з 2005 року та надає повний спектр послуг в сфері ІТ-технологій. Співробітники нашої компанії мають відповідну кваліфікацію і великий досвід роботи.
Нашим головним напрямком є допомога в успішному ведені бізнесу в інтернеті. За час нашої діяльності ми виконали ряд великих замовлень та допомогли перевести бізнес наших клієнтів в інтернет, серед яких є такі компанії як: ТОВ «Край», інтернет магазини «Сіріус», «Холод», «СантехСвіт», агентства «Квартал», «ПодорожТур» та інші.
Своїм клієнтам ми надаємо наступні послуги:
розробку сайтів візиток, інтернет магазинів;
створення логотипів, зміна дизайну сайтів;
просування сайтів в пошукових системах Google, Яндекс, Yahoo;
супровід та наповнення інтернет ресурсів;
проведення робіт направлених на збільшення конверсій, прямих замовлень;
автоматизація продаж.
Ми завжди прислухаємося до вимог клієнтів і виконуємо роботу вчасно та згідно з договором. Своїм постійним клієнтам ми пропонуємо постійні знижки.
Для отримання більш докладної інформації завітайте до нашого сайту – pozovna.in.ua, або зверніться за телефоном, вказаним нижче.
З повагою,
Директор «Web-IT» Кошовий В.І.