Лист-прохання. Зразки листів-прохань
Лист-прохання – різновид офіційної ділової переписки. Необхідність його використання виникає в різних ситуаціях, але пишеться він завжди з єдиною метою – з проханням надати якусь послугу. Спектр прохань різний. Це може бути виділення коштів, сприяння у вирішенні питання, надання послуг, узгодження будь-яких дій, надання довідки, відомостей тощо.
Офіційного стандарту написання листа-прохання не передбачено, але все ж існують негласні шаблони, що спрощують його складання і виділяють серед іншої службової документації, залишаючись при цьому офіційним документом.
Прохання може бути направлено безпосередньо одному адресату або цілій групі співробітників.
Оформлення та правила написання листа-прохання
Лист-прохання – частина корпоративної кореспонденції, в зв’язку з чим при його написанні рекомендується дотримуватися правил ділової етики. До його структури входить вступна та основна частини, в яких продумана і викладена суть звернення. Лист-прохання переважно оформляється на фірмовому бланку відправника, в якому вказані всі реквізити (найменування, адреса і поштовий індекс, контактні номери телефонів, факс, e-mail). Це додає зверненню більшої офіційності.
У вступній частині рекомендується звернутися до адресата персонально по імені, по батькові, яке варто дізнатися заздалегідь. Цим виражається особисте шанобливе ставлення до конкретної особи, покладаючи на неї відповідальність за реалізацію вашого прохання. Тут доречно спробувати заручитися підтримкою адресата, використовуючи реальні заслужені компліменти (Ваші проекти були визнані …, під Вашим керівництвом був успішно завершений …, Ваша компанія стабільно працює на позитивний результат і т.п.).
Далі рекомендується послідовно описати ситуацію, використовуючи стандартні вирази:
- сформулювати причину (через відсутність, беручи до уваги, з огляду на затримки, виходячи з результатів);
- визначити мету прохання (для вирішення, в цілях, для узгодження);
- при наявності підстав вказати на них посилання (з огляду на те, згідно з указом, відповідно, на підставі). При необхідності вказати конкретні законодавчі та нормативно-правові документи.
Основна частина – це по суті викладення позиції з наданням переконливих аргументів. Звернення повинно бути обґрунтованим, щоб одержувач зацікавився в його виконанні. Необхідно привести такі аргументи, які підштовхнуть адресата дочитати текст документа до кінця, розглянути прохання і знайти можливості його виконання. При викладі прохання вживають ряд стандартних словосполучень (просимо надати допомогу, звертаємося з проханням направити, просимо допомогти, переконливо просимо не відмовити та інші.). При наявності в листі кількох прохань їх слід зазначити окремим списком. До кожного окремого прохання повинні бути вказані конкретні послуги, ціни, дати і т.п. Адресату потрібно розуміти, де, коли, в якій кількості йому необхідно надати послуги. Узагальнене прохання, без конкретних подробиць, може бути виконане адресатом на свій розсуд. Якщо прагнете допомоги, просіть виконання конкретних дій.
Якщо лист-відповідь повинен бути отриманий в певні строки, необхідно тактовно вказати бажану дату отримання відповіді.
Текст листа повинен бути стриманим і коротким, не більше 3-4 абзаців. У ньому неприпустимі орфографічні та пунктуаційні помилки, помарки і виправлення. Відмовтеся від довгих і складних речень, розмовних виразів, зменшувальних суфіксів, канцеляризмів.
При написанні листа використовуйте стандартний шрифт, утримуйтеся від використання курсиву, підкреслення. У виняткових ситуаціях слова прохання акцентуються виділенням жирним шрифтом, але не варто зловживати цим прийомом. При нестачі місця на поточній сторінці необхідно використовувати ще один лист, тому що запис ведеться лише з однієї сторони.
Якщо прохання не несе потенційної вигоди адресату, спробуйте детально подати актуальність проблеми і вагомість її виконання, можливість перспективної фінансової вигоди або нематеріальних інтересів.
В кінці листа необхідно підвести підсумки, ще раз позначивши своє прохання у видозміненій формі, зробивши акцент на важливих моментах (від прийнятого Вами рішення залежить …, на Ваше рішення розраховують …).
Не забувайте про слова подяки, але й не поспішайте дякувати завчасно. Тактовніше супроводити лист словами вдячності за розуміння, за допомогу у вирішенні питання.
Завершити лист підписом, вказавши ПІБ, посаду і дату. За необхідності завірити печаткою.
Лист-прохання до депутата про надання фінансової допомоги
| Від благодійної організації «Час Допомагати» Депутату Київської міської ради Грушевському В.В. |
Доброго дня, Валентин Васильович! Я представник некомерційної організації «Час Допомагати». Ми надаємо допомогу безпритульним: безкоштовні обіди, місце для ночівлі, огляд лікаря, даємо засоби особистої гігієни та деякий одяг.
Наша організація діє на протязі 10 років. Раніше з фінансуванням її діяльності не було жодних проблем, допомагали волонтери та підприємці міста. Нажаль, сьогодні у багатьох підприємців скрутне становище, і коштів для повноцінного функціонування організації почало не вистачати. Якщо на їжу, одяг та речі першої необхідності грошей ще вистачає, то з орендою приміщення вже виникли труднощі.
На недавньому засіданні мер зауважив, що ситуація з безхатьками потребує уваги, а також дав доручення розробити план допомоги цим людям. У зв’язку з цим прошу вас допомогти з оплатою оренди приміщення та комунальних послуг, а це близько 20000 грн на місяць. Або, якщо це можливо, виділити приміщення в місті, площею не менше 150 кв. м. на потреби благодійної організації «Час Допомагати».
З повагою, Куріний І.П.
Лист-прохання про спонсорську допомогу школі
| Директору «АвтобусТранс» Шаманову Сергію Петровичу |
Шановний Сергій Петрович! Батькам та учням нашої школи добре відома ваша діяльність в сфері благодійності. У зв’язку з цим звертаємося до вас з проханням допомогти з перевезенням футбольних команд 9 та 11 класів ЗОШ №3 м. Умань в місто Черкаси для участі у фінальній частині футбольного турніру «Перший М’яч», а також допомогти з придбанням спортивної форми для обох команд.
За вашу підтримку ми зобов’язуємося розмістити рекламу вашого підприємства на території школи. Реклама буде доступна не тільки школярам, а й батькам учнів, які щомісяця відвідують шкільні заходи. Розмістити рекламу на спортивній формі. Крім того, фінал футбольного турніру буде висвітлюються ЗМІ м. Умань і ми зобов’язуємся донести до жителів міста про вашу підтримку нашої школи.
Контактна особа для обговорення питань співпраці: посада, ПІБ, телефон з 9.00 до 18.00.
З повагою до Вас і Вашої діяльності, Батьківський комітет ЗОШ №3 м. Умань.
Лист-прохання про оплату заборгованості
| Головному директору «ХатМіськБуд» Дипутатову О.О. |
Шановний Олег Олександрович, просимо вас погасити заборгованість перед нашою компанією за надання послуг по встановленню та обслуговуванню кліматичного обладнання на ваших об’єктах. Весь цей час ми продовжували співпрацю з вами, але ви не сплачуєте заборгованість вже понад 3 місяців.
Сума вашого боргу на сьогодні становить 850000 грн. Просимо оплатити його до 10 червня 2018 року. Якщо заборгованість не буде погашена, ми будемо змушені вирішувати питання в судовому порядку.
З повагою,
директор «КліматЗахід»
Воронін В.П.
Надіслати лист можна будь-яким доступним способом – поштою країни, електронною поштою, факсом, кур’єром тощо.
Пам’ятайте! Складаючи лист-прохання, будьте максимально чесні та щирі! Успіхів!