Лист-відмова. Зразки листів-відмов
Іноді виникають ситуації, коли доводиться писати службовий лист, що містить негативний відтінок. Це може бути скарга, претензія або лист-відмова. З метою зберегти обличчя і діловий образ, необхідно дотримуватися певних правил написання. Важливо, щоб зміст тексту не образив адресата і допоміг зберегти лояльні відносини.
Лист-відмова – істотна частина конструктивного листування, коли потрібно сказати «ні», маючи на увазі як об’єктивні, так і суб’єктивні причини. І тут виникає ряд складнощів, з якими стикається адресант.
Перш за все, відмова має бути:
- максимально коректною;
- аргументованою;
- в шанобливій формі по відношенню до адресату.
Потрібно розуміти, що відмовляючи в чомусь, автор листа веде конструктивний діалог, в якому учасники відстоюють свої інтереси і цілі. Вони не завжди збігаються, тому так важливо вміти відмовити грамотно.
Правила написання та оформлення листа-відмови
Будь-який офіційний лист відрізняється чіткою схемою, обов’язковою для ділового листування.
- Зазначення назви компанії, її керівника або посадової особи. Адресатом може бути звичайна людина, тоді вказується його прізвище і ініціали.
- Короткий зміст листа, виражений в 2-3 словах, пишеться над основним текстом.
- Тема або звернення до адресата.
- Текст листа складається з 3 частин (вступної, основної, заключної). Вступ може складатися з одного речення. В основній частині викладається суть проблеми. У заключній частині пишется висновок, вирішення задачі (проблеми), ввічливе запрошення до подальшої співпраці.
- Посада, ПІБ, підпис і печатка.
Солідна фірма для службового листування користується власними бланками з позначенням реквізитів.
Щоб відмова звучала для одержувача найбільш коректно:
- слід звертатися персонально – «Шановний пан Петров А.І.»;
- включати слова подяки за відгук на пропозицію – «Спасибі за присланий в нашу адресу лист»;
- відмова має нести інформацію, що заяву опонента уважно вивчено – «Ми ретельно вивчили проект Вашої роботи»;
- в документі потрібно висловити розуміння і співчуття – «Ми розуміємо, як важливо для Вас взяти участь в цій програмі»;
- в такому листі можлива наявність позитивних оцінок, різні види похвали або компліментів – «Запропонована Вами розробка зацікавила нас»;
- лист повинен містити в собі чітке аргументоване формулювання відмови з переліком причин, викладених в нейтральній формі. Необхідно підібрати досить переконливі доводи – «Однак, в цей період часу наша компанія не планує запуск проекту через відсутність технічної бази»;
- в тексті листа обов’язково згадується про можливу альтернативу – «Ми сподіваємося, що наша співпраця продовжиться в реалізації інших проектів»;
- Якщо лист-відмова призначений іноземним партнерам, слід відрекомендувати свою організацію, коротко представити завдання і функції в галузі міжнародної діяльності (в обов’язковому додатку дається посилання на інформацію про компанію);
Бізнес – особлива область взаємодії сторін, де кожна сторона переслідує свої задуми і вигоду, маючи на це повне право. Випадок відмови – цілком нормальна робоча практика в офіційних стосунках. Тому лист-відмову треба писати ефективно і по всій формі.
Лист-відмова від договору на співробітництво
| Генеральному директору ТОВ “ХолодІнвест” (ПІБ директора) |
Шановний (ПІБ директора)!
Нами уважно вивчено отриманий від Вас текст нового договору на постачання та обслуговування холодильного обладнання в торговому центрі «Розвага+».
Ми були раді співпрацювати з Вашою фірмою протягом 2 років. На жаль, на думку наших фахівців, ваші ціни вище ринкових, тому ми відмовляємося від підписання запропонованого Вами нового договору. Ми також помітили погіршення в якості обслуговування встановлених кондиціонерів та холодильних камер. Ми кілька разів просили поліпшити сервіс, але наші прохання залишилися непочутими.
З прикрістю повідомляємо, що ми припиняємо співпрацю з Вами після закінчення терміну дії 2 річного договору, що закінчується _____20__р. Дякую за роки плідної співпраці.
Заступник генерального директора ТОВ “КиївБудІнвест”
(ПІБ генерального директора)
Лист-відмова від пропозиції роботи
| ТОВ «ІнвестФінанс» Головному менеджеру з персоналу (ПІБ менеджера) |
Шановна (ПІБ менеджера)!
Я розглянув отриману від вас пропозицію роботи на посаді головного бухгалтера ТОВ «ІнвестФінанс» (лист від _____ 20__р.). Змушений повідомити вам про свою відмову в зв’язку з тим, що мене, на жаль, не влаштовує рівень заробітної плати, а також запропонований вами графік роботи.
З повагою,
(ПІБ)
Лист-відмова від участі в заході
| Декану факультету «Інформаційних технологій» Київського технологічного університету (ПІБ декана) |
Шановний (ПІБ декана)!
Я розглянув вашу пропозицію прийняти участь в щорічній науковій конференції «Інновації XXI століття в робототехніці». Щиро вдячний за проявлений інтерес до моєї роботи в галузі робототехніки. Але, на превеликий жаль, я змушений відмовити вам у виступі з доповіддю цього року, так як на момент проведення конференції я буду перебувати за кордоном.
Сподіваюсь, я ще отримаю від вас запрошення, та зможу поділитися своїми напрацюваннями з колегами і студентами КТУ іншим разом.
З повагою,
(ПІБ)
Доповнення до викладеного
Службове листування передбачає спеціальні вимоги до стилю і викладу змісту. Головними специфічними ознаками є:
- лаконічність і стислість опису;
- нейтральність формулювання;
- застосування стандартів;
- вживання простих поширених пропозицій;
- використання графічних та лексичних скорочень;
- застосування мовних формул, термінів;
- конкретність суджень;
- відсутність граматичних і стилістичних помилок.
Ще декілька порад:
- У листі слід частіше вживати дієслова, ніж прикметники: він буде більш динамічним.
- Обмежувати застосування займенників.
- Робити перехід від фрази до фрази логічним і природним.
- Намагатися уникати малопереконливих висловлювань.
- Не варто починати здалеку і відхилятися від теми, описуючи деталі.
- Перевіряти кожне речення на слух.
- Обережно використовувати фразу «На жаль». Вона має відношення тільки до епізоду відмови.
- Не користуватися занадто часто словами вибачень, щоб не виглядати винуватим.
- У разі зміни раніше обговорених умов, замість вибачення лист можна закінчити висловлюванням «Дякуємо за розуміння».
Лист-відмова, оформлений відповідно до класичних правил, має велику ймовірність кваліфікувати автора листа, як компетентну, коректну, знаючу свою справу людину.