Лист-вимога

Лист-вимога – один з видів офіційного листа, в якому відправник змушує адресата нести відповідальність за порушення прийнятих на себе зобов’язань (погашення заборгованостей, відшкодування заподіяної шкоди, повернення грошових коштів, надання документів тощо).

Мета листа – проінформувати адресата про виниклі проблеми, примусити його до виконання висунутих вимог і попередити про можливі наслідки.

Відправником листа та його одержувачем, можуть бути як фізичні, так і державні юридичні особи, приватні підприємці.

Лист-вимога не має загальноприйнятої форми, затвердженої законодавством, але цей вид документа особливо важливий, тому що при правильному його складанні, завіренні і реєстрації, він може стати одним з доказів в судовому розгляді, вказавши на факт намагання вирішення проблеми без звернення до суду.

Лист складається на фірмовому бланку компанії, який має буди з усіма необхідними реквізитами: повне найменування та код установи, ОГРН, ІПН, юридична адреса, контактні телефони, e-mail, факс та ін. Це підкреслює статус листа і відправника.

З нового рядка посередині пишеться заголовок листа і далі звернення до адресата. Воно повинно бути ввічливим і по можливості персональним: «Шановний Петре Степановичу!», «Шановний пан Петров!». Якщо ПІБ одержувача невідомі, звертатися до нього слід за посадою «Шановний директор ЗАТ “північ”!». У зверненні неприпустимі скорочення типу «шан., зам. дир. і т. п.).

З нового абзацу вказується причина звернення, роз’яснюється суть інциденту, що виник. При підготовці листа потрібно чітко визначити, яка умова договору не виконана, яке право порушено, які обов’язки не дотримані. У цих випадках рекомендується використання стандартних виразів: виходячи з умов договору, у зв’язку з невиплатою, зважаючи на невиконання Вами зобов’язань, внаслідок поставки неякісного товару, внаслідок зриву доставки, через відсутність відповідних документів, через перевищення часу очікування і т. д. В якості доказів на цьому етапі допустимі посилання на витяги з офіційних документів, вказавши їх точну назву. У цьому випадку ваша вимога буде обґрунтованою.

У наступній частині листа в ультимативній формі висуваються конкретні вимоги і терміни їх виконання, використовуючи ключові стандартні фрази – вимагаємо надати реквізити платіжного документа про перерахування, негайно погасити заборгованість, виконати податкові зобов’язання, надати фінансову допомогу, повернути заборгованість, терміново вислати, відшкодувати заподіяну шкоду і т. д. Неодмінно вкажіть термін, протягом якого відповідач зобов’язаний задовольнити вимоги без звернення до суду. Грошова сума вказується цифрами і прописом.

Вкажіть заходи, які будуть вжиті в разі ігнорування вимог (зібрані матеріали будуть направлені до суду; буде призначений штраф, стягнеться неустойка, пеня тощо).

Лист-вимога має відповідати правилу: одна умова – один лист. Якщо їх пред’являється кілька, то по кожній з вимог складається окремий зразок. Кількість зразків може бути в довільній кількості, головна умова – правильно оформити копії.

У заключній частині листа потрібно залишити нейтральну фразу етикетного характеру (з надією на розуміння, будемо вдячні, з повагою та ін.).

Завершується лист реквізитом «підпис», що складається із зазначення посади, ініціалів та прізвища відправника (розшифровка підпису без дужок, ініціали пишуться перед прізвищем).

Для юридичного закріплення лист-вимога завіряється “мокрою” печаткою.

Стиль викладу претензії має бути виключно діловий та складатися з пропозицій і стандартних фраз в нейтральному тоні. Неприпустимі погрози, шантажі, образи, заклики до порядності. Текст не повинен містити орфографічних і пунктуаційних помилок.

До листа можуть додаватися документи (копії), що засвідчують правдивість порушень і правоту пропонованих вимог. У цьому випадку складається перелік документів і кількість аркушів кожного з них.

Лист реєструється в журналі вихідної документації і відправляється цінним або рекомендованим листом з відміткою про вручення. Відправка листа електронною поштою вкрай небажана, тому що в разі судового розгляду його отримання складно довести.

Зразок листа-вимоги про сплату боргу