Лист-запрошення. Зразки листів-запрошень

Це вид ділового листа, за допомогою якого можна оповістити людину або групу людей про майбутній захід. До таких організованих дій відносяться: виставки, наукові конференції, презентації, семінари, вечірки, ювілеї.

Якщо запрошення стосується формальної зустрічі, то воно оформляється за всіма правилами написання службового листа.

1. Починається таке послання з зазначення адресата. Це може бути найменування компанії, ПІБ керівника або фізичної особи.
2. Тема: змістовно і по суті справи. В даному випадку – це «Запрошення». Або звернення: «Шановні колеги».
3. Текст листа інформує про наступне:

• назва заходу;
• мета його проведення;
• число, час і місце провадження;
• контакти організатора для збору додаткових відомостей;
• номер телефону або адреса сайту, якщо потрібна попередня реєстрація.

Всі учасники попереджаються про захід заздалегідь, щоб дати час на його підготовку і викликати до нього інтерес. Якщо зустріч має на увазі якусь програму, то її неодмінно потрібно викласти. Це додасть змістовності та серйозності компанії-відправнику.

Солідні підприємства складають листи-запрошення на фірмових бланках з обов’язковим підписом директора або уповноваженої особи (краще в 2 примірниках). Потім вони проходять процедуру реєстрації і відправляються конкретним адресатам.

На неформальні заходи запрошення можуть бути написані на картках, листівках різної форми, розміру і кольору.

Зразок листа-запрошення на захід

 

Запрошення на співбесіду

 

Лист запрошення до співпраці

Дещо по-іншому виглядає лист-запрошення до співпраці. Це, перш за все, комерційна пропозиція і вона виконує певні функції. Для початку треба зазначити, до кого має потрапити цей лист. Адже підступи до різних співробітників (інженер, глава управління, рядовий службовець) відрізняються.

Далі керівник підприємства повинен переконати компаньйона, замовника або клієнта в максимальної вигоди і пояснити, яким чином вони її отримають. А щоб обговорення проекту взяло бажаний ефект, слід дотриматися деяких формальностей.

Стандартні вимоги при складанні листа залишаються:

• Офіційний бланк з логотипом організації послужить оригінальною деталлю реклами і розширить зміст послання.
• Приділити увагу до тексту привітання: «Шановний Калмиков Ю.В.» або «Шановні пані та панове».
• Своєрідний заголовок повинен містити визначальну тезу комерційної пропозиції, бути змістовним і лаконічним.
• В основній частині необхідно викласти основні положення майбутньої угоди і можливу користь від підряду.

Не варто тиснути на потенційного партнера, щоб не відштовхнути його й не втратити надію на подальшу співпрацю. Набагато результативніше буде проявити фантазію і зробити пропозицію цікавою, повідомивши про додаткове заохочення.

Якщо запрошення до співпраці відправляється іноземному клієнту, то необхідно складати лист згідно усіх вимог і правил ділового листування англійською мовою з чітким викладом ідеї звернення та майбутньої вигоди. Завершувати лист слід обґрунтованими висновками, підписом і особистими контактами.

 

Зразок написання

 

Доповнення до викладеного

Дехто до сих пір вважає, що кращий спосіб оповіщення – усний, що зателефонувавши по телефону або під час приватної бесіди, буде ефективніше зробити запрошення, ніж написати його на папері. Без сумніву, при близьких відносинах запросити співрозмовника в усній формі легше.

Але якщо вдаватися в деталі, виявиться, що лист-запрошення буде мати кілька значущих переваг, які підкреслюють позитивні сторони подібних повідомлень.

• При відправленні листа-запрошення адресант висловлює повагу до кожного конкретного одержувача.
• Оформлений належним чином лист своїм зовнішнім виглядом вказує на серйозність події.
• Лист на папері може використовуватися в якості запрошення. Він гарантує прибуття саме тієї людини, кому він був адресований.
• Повідомлення, що знаходиться в полі зору запрошеної особи, буде нагадувати про зустріч, час, та її місце проведення.

Як відправити?

• Принести і вручити особисто в руки. Це дозволить ще раз усно попередити запрошуваного.
• Надіслати рекомендованим листом поштою із зворотнім повідомленням про доставку (враховуйте час доставки).
• Надіслати електронною поштою, якщо відомий e-mail. Найчастіше такий метод використовується для виклику кандидата на співбесіду по вакантній посаді.
• Традиційним методом – факсом.