Лист-звернення з проханням

Висловлювати свої думки на аркуші паперу вважається безцінним даром. Звичайно, можна домовитися за допомогою телефонного дзвінка. Але все ж в деяких випадках досвід написання листа залишається істотним аспектом.

Ділове спілкування було б неповноцінним без службового листування. Тому вміння якісно складати такі листи принципово важливо. Для вирішення якихось питань громадянам або організаціям часто доводиться направляти кореспонденцію зі зверненнями в різні інстанції. Адресатами можуть бути чиновники, депутати, керівники фірм і корпорацій, навіть адміністрація президента країни.

Зазвичай в зверненні присутнє якесь прохання. Сам лист є одним з видів службової переписки і передбачає виконання ряду конкретних положень і дотримання офіційного стилю.

Щоб прохання не залишилося без відповіді, для початку потрібно обміркувати зміст тексту. Бажано, щоб він був:

• логічним;
• зрозумілим;
• з чітким формулюванням;
• переконливим;
• аргументованим;
• спонукав до дії;
• коротким (не більше 1 сторінки).

Головне завдання такого листа полягає в приверненні уваги до нагального питання і прийняття необхідного рішення. Корисно підкреслити значимість очікуваної компетентної відповіді.

У діловодстві існує кілька категорій листів-звернень:

• Пропозиція з проханням певного характеру, націлена на поліпшення діяльності компанії.
• Звернення із заявою, в якій висловлюється проведення в життя права особистості.
• Клопотання: тип звернення з проханням про прийняття офіційного положення, зобов’язань або привілеїв. До нього повинні прикладатися обґрунтовані докази, оформлені за правилами.
• Звернення зі скаргою, спрямоване на відновлення законних інтересів і прав, які порушені активністю (бездіяльністю) службовців або відповідних органів.
• Петиція від групи громадян із зазначенням проблеми і конкретних фактів.

 

Cтруктура та правила написання листа

Типова структура листа-звернення досить стандартна.

1. Вступ. Включає в себе заголовок (тему), найменування організації або шанобливе персональне звернення (вказати по можливості прізвище, ініціали, посаду), ціль (дуже коротке формулювання мети листа).
2. Основна частина. Викладається раціональна думка, що складається з декількох логічно пов’язаних між собою фраз. Розділ можна завершити словами вираження надії і впевненості.
3. Термін виконання. Наявність терміну виконання бажано вказувати числами, приводячи коректні аргументи, чому саме в цей період часу слід отримати виконати ту чи іншу дію.
4. Заключна частина. У заключній частині слід сформулювати підсумки і зробити ввічливий підпис (посада, ПІБ, підпис): «З повагою Петров І.І., начальник складального цеху» або «З найкращими побажаннями».

При написанні листа-звернення використовуйте ще декілька порад:

• Текст листа необхідно викласти на 1-1,5 сторінках, щоб бути впевненими, що його прочитають.
• Згідно із законом, скаргу, не можуть переслати тому, на кого вона складена. Правила забороняють озвучувати ім’я заявника тому, на кого написана претензія.
• Ефективно посилати одразу кілька копій листа до декількох інстанцій, повідомивши про це адресата. Тоді відомству не відкрутитися від листа відповіді.
• Необхідно пам’ятати, що звернення – діловий лист, який повинен мати ввічливу і коректну форму.

 

Зразок листа звернення з проханням

 

Доповнення до викладеного

Зазвичай громадяни звертаються з проханнями і різними проблемами в адміністрацію міста, району, області та інші вищі інстанції. Кожен елемент листування повинен бути зареєстрований і розглянутий.

Лист прокурору. При порушенні прав і свобод кожен член суспільства має підставу звернутися з листом до прокуратури. Найчастіше заява подається до районного відділення за місцем проживання відправника. Лист можна доставити поштою з повідомленням про отримання або принести особисто в канцелярію, де працівник його зареєструє.

Лист потрібно складати державною мовою від руки розбірливим почерком або надрукувати. У вільній формі треба описати суть проблеми, та докласти необхідну інформацію. В обов’язковому порядку повідомити прізвище і домашню адресу.

Звернення до адміністрації прийнято починати з клопотання. Правильно склавши «шапку» (кому та від кого, із зазначенням контактних даних), повідомити про причину звернення, детально описати ситуацію і конкретне побажання щодо врегулювання питання.

Лист депутату. Спочатку треба визначитися з тематикою такого повідомлення: наприклад, це може бути незадоволення комунальними послугами, сферою освіти чи охорони здоров’я. Визначити відповідального, кому буде адресовано послання. Чиновник повинен володіти необхідними повноваженнями, щоб вирішити проблему.

Потрібно добре продумати структуру звернення, описати мету, привести неспростовні факти, а також запропонувати шляхи вирішення. В кінці листа поставити підпис. Якщо заявників більше, то слід підписати кожному.