Зразки супровідних листів до документів
У практиці діловодства використовуються дві групи листів за тематичними ознаками: комерційні і некомерційні. Однією з корисних некомерційних форм ділового етикету можна вважати супровідний лист.
Він свідчить про достовірність відправки, допомагає адресату швидко ознайомитися з отриманою кореспонденцією і дати в короткі терміни необхідну відповідь. У ньому міститься реєстр документів і вказівки до проведення з ними певних дій. Супровідний лист до документів може бути декількох типів: подякою, відмовою, додатком і описом.
Написання супровідного листа до документів
Жорстких вимог до написання супровідного листа немає. Однак правила оформлення службового листування слід враховувати. На фірмовому бланку підприємства вказується реєстраційний номер і дата. Класичний текст включає в себе пару головних блоків: повідомлення про те, що документи відправлені, і побажання щодо невідкладних дій (вивчення, узгодження, рішення).
До змісту листа пред’являються обов’язкові вимоги:
- текст не повинен допускати двоякого розуміння;
- характерними властивостями є: стислість, логічність, однозначність, переконливість;
- має бути витриманий офіційний стиль і нейтральний тон, без емоційних сплесків;
- обов’язково вказуються контактні дані адресанта на випадок виникнення питань у одержувача документів;
- абсолютно виключаються орфографічні та стилістичні помилки.
Такий лист зазвичай адресується на ім’я конкретної людини, та має наступну структуру:
- Короткий вступ.
- Заголовок (тема з чіткою метою).
- Шанобливе звернення на ім’я та по батькові.
- Стислий виклад призначення послання.
- В основній частині викладається суть, підведення підсумків, надія на порозуміння (співробітництво), слова подяки.
- Заключний розділ складається зі списку додатків, прохання, пропозиції і підпису.
Підпис може поставити керівник установи, його заступник, головний бухгалтер або менеджер. При цьому потрібно дотримуватись етичних норм спілкування: при зверненні до керівної особи лист повинен бути підписаний рівним за посадою суб’єктом.
Зразок №1
| Вих. № __ від __ «_______» 20__ р. | Директору ООО «Холод-система» (ПІБ директора) |
Шановний (ПІБ директора)!
Направляємо Вам підписаний нами і скріплений печаткою договір № ______ від _______р. з актом прийому передачі робіт по установці та налагодженню кліматичного обладнання.
Акт прийому передачі робіт просимо підписати, скріпити печаткою та один екземпляр вислати на нашу адресу протягом 14 днів.
Додатки:
- договір в 2 примірниках (7аркушів);
- акт прийому передачі робіт по установці та налагодженню кліматичного обладнання в 2 примірниках (3 аркуші).
Директор ТОВ «БудГрупп» (підпис) (ПІБ директора)
Зразок №2
Шановний (ПІБ),
Направляємо Вам звіт про проведення ради директорів ТОВ «СхідІнвест» від ______ року.
Вимоги, викладені в звіті, вже передані до філіалів Київської та Черкаських областей.
Просимо Вас звернути особливу увагу на вимоги, а також терміни та рекомендації по їх виконанню. Також просимо донести вищевикладену інформацію до співробітників свого підрозділу.
Додаток: звіт проведення ради директорів ТОВ «СхідІнвест» від ______ року.
З повагою,
Керівник підприємства _________ (підпис) (ПІБ керівника)
Ще кілька слів про супровідні листи
У функції будь-якого великого підприємства входять рішення великої кількості нагальних завдань, які найчастіше оформляються письмово. Сторони ведуть ділове листування, обмінюючись сповіщеннями та повідомленнями. Документи можуть направлятися:
- в державні служби (в судові, фінансові організації, пенсійний фонд, податкову інспекцію, міністерства і відомства);
- партнерам-підприємцям;
- особам, які займаються поставками товарів або послуг;
- клієнтам, контрагентам;
- в головний офіс або підрозділ;
- вкладникам.
Іноді супровідний лист складається до комерційної пропозиції, де дуже коротко подають основні положення можливої співпраці. Він використовується для ознайомлення з суттю основного документа, не обтяжуючи читача великою кількістю різної інформації. Його основна ціль – донести конкретну мету до адресата.
Супровід документів до акту звірки, в суд або банк допоможе простежити за доставкою, позбутися від допустимої плутанини і прискорити обробку. Кожен з таких документів має оформлятися за всіма правилами службового листування, тобто підтримувати стиль і структуру написання.
Не зайвим буде нагадати, що супровідні листи до резюме чи на стажування, також мають свої особливості написання. У таких листах потрібно детально, але без фанатизму, описати свої професійні якості, дати пояснення, чому обрано саме це підприємство або компанія, як і де ви знайшли вакансію і т.д.
Як відправити?
Відправка супровідних листів до документів здійснюється традиційними способами, прийнятими при взаємодії різних організацій і інстанцій.
- Найпростішим засобом відправки є пошта, якщо документи не надто термінові і значущі. Цей варіант дешевий, але не досить ефективний. Рекомендовані і цінні листи з повідомленнями будуть більш надійними.
- Для екстреної доставки використовується кур’єрська служба. На вартість оплати впливає швидкість виконання замовлення.
- Електронною поштою. При цьому потрібно зробити скани всіх відправлених паперів.
Як зберігати?
Як тільки виконавець отримує в руки супровідного листа з додатками і переконується в його комплектності, на ньому ставиться відмітка про виконання і поміщається в справу. У багатьох компаніях створена папка «Супровідні листи», куди складаються такого роду послання.
Але можна створити кілька папок (наприклад, «Супровідні листи за договорами поставки»). Таке ведення діловодства сприяє економії часу і збереженні документів.