Головна » Правові питання » Отримання дублікату свідоцтва про смерть

Отримання дублікату свідоцтва про смерть

Втратити свідоцтво про смерть близької людини — болюча, але досить поширена ситуація. Часто це трапляється в найневдаліші моменти, коли документ справді потрібен: для відкриття спадкової справи, оформлення пенсії, спадщини, продажу майна чи отримання страхової виплати. У 2025 році, під час війни, ця проблема стала ще гостріша: архіви можуть бути знищені, документи загублені під час переїздів, а приватні та державні структури дедалі частіше вимагають оригінал або дублікат свідоцтва.

У цій статті — від імені юриста — розібраємо: хто має право на дублікат, де його можна отримати, як оформити запит, як діяти, якщо запис загублений, а також — як діяти із-за кордону.

Хто має право отримати дублікат свідоцтва про смерть

Дублікат свідоцтва про смерть має право отримати лише певна категорія осіб, які доведуть свою належність або повноваження. Це важливо — без відповідних документів ви не зможете оформити запит. До таких осіб належать:

близькі родичі (другий із подружжя, діти, батьки, брати/сестри, дідусі/бабусі, онуки) — достатньо надати документи, що підтверджують спорідненість (свідоцтво про народження, шлюб тощо);
спадкоємці (за законом або за заповітом) — якщо спадщина оформлюється особі, яка не є прямим родичем, треба надати документи про право на спадщину;
законні представники — адвокати, юристи або інші довірені особи, які мають нотаріальну довіреність на представництво інтересів заявника;
представники державних або уповноважених органів (опіки, соціального захисту, охорони здоров’я тощо) — за наявності службового посвідчення та підстав для запиту.

Особи, які не потрапляють до цих категорій (друзі, знайомі, роботодавці тощо), не мають права на отримання дублікату без відповідного представництва або довіреності.

Де можна отримати дублікат свідоцтва про смерть

Існує кілька варіантів, залежно від ваших обставин та місця перебування — як в Україні, так і за кордоном:

Через будь-який відділ ДРАЦС — незалежно від міста, де була зареєстрована смерть.
Через ЦНАП — зручний спосіб, якщо поруч немає ДРАЦС, або якщо зручніше подати документи через центр адміністративних послуг.
Онлайн-заявка через портал «Дія» — зручний, якщо ви не можете відвідати установу особисто.
Через консульство України за кордоном — для тих, хто живе за межами України і має потребу у документі.

Кожен із цих варіантів має свої особливості, які варто врахувати — нижче про це детальніше.

Покрокова процедура: як отримати дублікат свідоцтва про смерть

Підготовка документів

Для оформлення дублікату зазвичай потрібні:

паспорт заявника (або ID-картка), ІПН;
документи, що підтверджують спорідненість (якщо ви родич) — свідоцтво про народження, шлюб тощо;
дані про померлого: ПІБ, дата народження і смерті, місце реєстрації смерті;
за наявності — копія втраченого свідоцтва (якщо є), щоб полегшити пошук запису;
у разі звернення представника — нотаріальна довіреність.

Якщо смерть була зареєстрована давно і записи не в електронному реєстрі — може знадобитися довідка з архіву або актового реєстру, де зберігаються паперові записи.

Вибір способу подання

Особисто в ДРАЦС або ЦНАП — класичний спосіб. Працівники нададуть бланк заяви, допоможуть заповнити, проконсультують щодо потрібних документів.

Через «Дію» — дистанційно, що зручно, якщо ви не можете приїхати або перебуваєте за кордоном. Для цього потрібен кваліфікований електронний підпис (КЕП) або «Дія.Підпис».

Через консульство — якщо ви за кордоном.

Заповнення заяви

У заяві вказується:

дані заявника;
ступінь спорідненості з померлим;
дані померлого (ПІБ, дата народження, дата і місце смерті);
відділ ДРАЦС, до якого звертаєтесь;
мета видачі дубліката (наприклад, спадщина, пенсія, страхові виплати тощо).

Сплата адміністративного збору

Станом на 2025 рік — адміністративний збір за видачу дубліката становить символічну суму (згідно з вашою інформацією — 0,51 грн).

Подання заяви та очікування

Якщо запис є в реєстрі — зазвичай дублікат видають того ж дня або протягом 1 робочого дня;

Якщо потрібен пошук у архіві — строк залежить від завантаженості й може бути довшим;

Якщо подавали через «Дію» — статус можна відстежувати у вашому кабінеті; як правило, рішення надають протягом 2–3 робочих днів.

Отримання дубліката

Готовий дублікат видається лише у паперовій формі. Його можна отримати:

особисто у ДРАЦС / ЦНАП;
через «Укрпошту» — відділення або кур’єром (якщо обрали доставку).

Після видачі дубліката старе (якщо знайдеться) вже не діє як чинний.

Як діяти, якщо запис про смерть не знайдено

Іноді трапляється, що орган реєстрації повідомляє про відсутність актового запису. Це може мати багато причин:

ліквідація ДРАЦС і невірно передані архіви;
смерть зареєстрована до створення електронного реєстру, і запис є лише в паперовій книзі;
архів загинув внаслідок пожеж, бойових дій або евакуації;
технічні або людські помилки — неточності в датах, прізвищах, даних померлого;
смерть настала на території, контрольованій окупаційною владою, і акт не був узаконений або не переданий до українських реєстрів.

У таких ситуаціях діє інша процедура:

Зверніться до архіву ДРАЦС або центрального/обласного архіву — запропонуйте пошук у паперових книгах.

Якщо архівів немає або запис не знайдено — подайте заяву на поновлення актового запису. Це можна зробити через ДРАЦС, ЦНАП або консульство (якщо ви за кордоном).

Якщо і це не допомогло — зверніться до суду. За ст. 315 Цивільного процесуального кодексу України передбачена процедура встановлення факту смерті. Після рішення суду запис вносять до реєстру, і дублікат можна оформити звичайним способом.

Також суд має право звернутися офіційним запитом до лікарні, архіву чи відповідної установи, якщо є підстави — наприклад, медична довідка про смерть, документи ритуальної служби, свідчення очевидців, замовлення на поховання тощо.

Отримання дубліката зі статусом «за кордоном»

Якщо ви перебуваєте за кордоном, не обов’язково повертатися до України, щоб оформити дублікат. Достатньо звернутися до консульства України в країні вашого перебування.

Порядок такий:

записатися через «е-Консул» або інший сервіс для отримання візиту;
підготувати документи: закордонний паспорт, український паспорт або ID-картку, копії ІПН, дані померлого, наявне свідоцтво або копія (якщо маєте), довідки, довіреність (якщо дієте від імені іншої особи);
сплатити консульський збір (наприклад, 45 євро — за вашими даними станом на 2025 рік);
отримати дублікат після обробки зазвичай протягом 2 тижнів.

Якщо свідоцтво потрібно для використання за кордоном — важливо врахувати, що документ видається українською. Для легалізації може знадобитися апостиль (для країн-учасниць Гаазької конвенції) або консульська легалізація (для інших країн).

Типові помилки та ризики — і як їх уникнути

Типові проблеми

невірно вказані дані при заповненні заяви (ПІБ, дата, місце смерті) — це затягує пошук запису;
відсутність документів, що підтверджують вашу належність — тоді вам просто відмовлять у видачі;
запис про смерть відсутній у реєстрі і не знайдено в архіві — без суду добитися дубліката майже неможливо;
якщо оформлення відбувається за кордоном — нерідко потрібне легалізоване перекладення / апостиль;
під час війни або перехідних періодів — можлива втрата архівів, ускладнення з пошуком, тривалі строки очікування.

Як мінімізувати ризики

під час запиту уважно перевіряйте всі дані;
готувати максимум документів, що підтверджують вашу причетність або право на документ;
за наявності копії свідоцтва — обов’язково прикласти;
зберігати підтвердження сплати збору, квитанції, довіреність — якщо подаєте через представника;
у разі відмови — звертатися до архівів або готувати судову заяву на відновлення запису;
якщо оформлюєте з-за кордону — враховувати потребу в перекладі та легалізації, а також можливої затримки.

Дублікат свідоцтва про смерть — не просто формальний документ. Це ключ до реалізації багатьох прав і рішень: спадкових, соціальних, майнових, страховки, пенсії, продажу майна тощо. Втрата оригіналу — це не кінець. Закон передбачає чітку процедуру відновлення: через ДРАЦС, ЦНАП, «Дію», консульство або — у крайньому випадку — через суд.

Головне — мати документи, які підтверджують вашу особу та право на отримання, а також — ретельно слідувати процедурі. Якщо все зробити правильно — дублікат можна отримати відносно швидко, навіть у 2025 році, в умовах переїздів чи складної реєстрації.

І якщо станеться найгірше — вам не доведеться чекати рішення ритуальних служб чи архівів, нервувати і зволікати. Цей посібник покликаний допомогти пройти шлях мінімально болісно — з максимальною ясністю та чіткістю: щоб у складний момент документ був на руках.

9 переглядів