Головна » Правові питання » Як правильно підписувати документи

Як правильно підписувати документи

Підпис — це не лише формальність, а юридичний доказ волевиявлення, відповідальності та згоди з умовами документа. Неправильно оформлений підпис може звести нанівець увесь документ. У цій статті розглянемо, як правильно підписувати документи відповідно до ДСТУ 4163:2020, уникати поширених помилок та забезпечити юридичну силу документів.

Чому правильний підпис — це важливо?

Підпис підтверджує автентичність документа та вказує на згоду підписанта з його змістом. У багатьох організаційно-розпорядчих документах він є обов’язковим реквізитом:

Договори та угоди — підтверджують згоду сторін і надають юридичну силу документу.
Накази, розпорядження, службові записки — підпис директора або іншої уповноваженої особи засвідчує офіційне рішення організації.
Заяви фізичних осіб — засвідчують особисте волевиявлення заявника.
Акти виконаних робіт, приймання-передачі — підтверджують, що послуги були надані та прийняті або майно передано та прийнято.
Протоколи зборів, комісій, нарад — підписи учасників засвідчують їхню присутність і фіксують рішення.
Довіреності, гарантійні листи, доручення — засвідчують передачу повноважень.
Копії офіційних документів — набувають юридичної сили лише після завірення підписом відповідальної особи та печаткою (за потреби).

Таким чином, оформлення підпису в документі — це не формальність, а юридичний доказ. Неправильно оформлений підпис може звести нанівець увесь документ.

Вимоги до підпису за ДСТУ 4163:2020

Порядок оформлення документів регулюється офіційним стандартом ДСТУ 4163:2020, що набув чинності 1 вересня 2021 року. Цей стандарт поширюється на всі підприємства, установи, організації та ФОП і встановлює єдині вимоги до оформлення документів, зокрема й до підпису.

Елементи, які має містити підпис

Підпис на документі повинен включати:

Назва посади особи, яка підписує документ (якщо текст надруковано на фірмовому бланку підприємства, посада підписанта вказується у скороченій формі, якщо не на бланку — у повній, із зазначенням назви компанії).
Особистий підпис (власноручний автограф — окрім випадків електронних документів).
Власне ім’я та прізвище підписанта (прізвище друкується великими літерами).

Примітка. Раніше (за ДСТУ 4163–2003) у реквізиті «Підпис» зазначали ініціали та прізвище (наприклад, І. Петренко). Тепер ім’я пишеться повністю (наприклад, Іван), а прізвище — великими літерами (наприклад, ПЕТРЕНКО).

Підпис розміщується праворуч під основним текстом або під позначкою про наявність додатків (за наявності такої позначки). Таке оформлення забезпечує логічну послідовність реквізитів і зрозумілу структуру документа. Зверніть увагу: це загальне правило для організаційно-розпорядчих документів. У заявах, договорах, копіях документів або листах розміщення підпису може відрізнятись — і бути по центру, зліва або згідно зі структурою шаблону.

Якщо підписують кілька осіб

Якщо документ підписують кілька посадових осіб однієї установи, їхні підписи розміщують вертикально — один під одним, згідно з посадовою підпорядкованістю. Першим ставить підпис посадова особа вищого рівня, далі — підлегла. У разі, коли кілька осіб займають однакові посади, їхні підписи можна ставити горизонтально на одному рівні.

Якщо підписує не керівник

На час відсутності керівника право підписувати документи переходить до його заступника або іншої уповноваженої особи. Писати «За директора» у цьому випадку не можна, тому що таке формулювання не має юридичної сили та не відбиває посадової відповідальності. Обов’язково зазначається фактична посада особи, яка безпосередньо підписує документ, а також її ім’я та прізвище.

Як правильно писати «В.о. директора»? Слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» до найменування посади керівника підприємства додаються лише за наявності відповідного наказу (розпорядження).

Підпис у ФОП та юридичних осіб

Підписання документів для ФОПів та юридичних осіб дещо відрізняється:

Фізична особа-підприємець підписує від свого імені, вказуючи, що є ФОПом (наприклад, ФОП Іваненко С.С.).
У юридичних осіб візу ставить уповноважений представник — зазвичай директор або інша посадова особа (за довіреністю).

Використання печатки

Починаючи з 20 липня 2017 року, використання печатки в Україні для юридичних осіб не є обов’язковим. Тож підприємці мають право самостійно вирішувати, чи використовувати печатку у своїй діяльності.

Електронний підпис

Окрім традиційного підписання, допускається використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП). КЕП має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис — за умови, що створений:

відповідно до вимог українського законодавства,
із використанням сертифікованих засобів захисту.

Для електронних документів, де передбачено реквізит «підпис», він замінюється на КЕП або електронну печатку. Це дозволяє зберігати всі дані підписанта у цифровій формі — без необхідності паперового оформлення.

Як правильно підписувати документи: приклади

Оформлення підпису насамперед залежить від типу документа. Нижче — короткі інструкції з прикладами, як виглядає правильне підписання.

Заява на відпустку (від працівника)

Напис складається з особистого підпису працівника, його розшифрування (власного імені та прізвища) і розміщується з правого боку під текстом.

Копія паспорта для банку

Напис складається зі слів «Згідно з оригіналом», особистого підпису власника документа, його прізвища та ініціалів, дати засвідчення копії та розміщується на копії кожної сторінки. Напис розміщується внизу сторінки зліва або праворуч, залежно від шаблону.

Договір між фізичними особами

У договорах підпис стоїть у самому низу документа під словами “Підписи сторін”. Кожна сторона вказує:

Прізвище, ім’я та по батькові (за потреби),
Особистий підпис,
Дата підписання.

Договір між ФОП та компанією

У таких договорах зазначаються:

Повне найменування сторін,
Реквізити (ЄДРПОУ, ІПН, адреса, банківські дані),
Посада та ПІБ підписанта,
Особистий підпис і, за потреби, печатка.

Акт виконаних робіт

Підписи кожної сторони мають містити:

Назву організації або ПІБ (для ФОП чи фізособи),
Посаду (за потреби),
Особистий підпис,
Розшифрування підпису.

Типові помилки при підписанні документів

Ось найпоширеніші порушення, які можуть спричинити юридичні наслідки:

❌ Помилка	✅ Як правильно
Ініціали + прізвище (І. Петренко)	Повне ім’я + прізвище (Іван ПЕТРЕНКО)
Напис «За директора»	Писати «Заступник директора» або «В.о. директора»
Підпис без розшифрування	Обов’язково вказати ім’я і прізвище підписанта
Відсутність посади	Посада має бути присутня, особливо в офіційних документах
Ставити печатку без підпису	Печатка без підпису не має юридичної сили

Чи можна не підписувати документ?

Є категорії документів, де підпис не обов’язковий, наприклад:

внутрішні службові повідомлення (в електронному форматі),
документи, створені автоматично через бухгалтерські або CRM-системи (за умови електронного підпису),
листи інформаційного характеру (де достатньо назви підприємства та контактів).

Але навіть у таких випадках відсутність підпису може викликати сумніви в автентичності документа, тому рекомендовано підписувати всі документи, що мають юридичну значимість.

✔ Правильне оформлення підпису — це не бюрократія, а юридична безпека.

✔ Дотримання ДСТУ 4163:2020 — гарантія, що документи не будуть визнані недійсними.

✔ Усі особи, які мають право підпису, повинні мати відповідні повноваження, а сам підпис — містити чіткі реквізити.

✔ Використання КЕП — сучасна альтернатива власноручному підпису, яка не поступається в юридичній силі.

Порада юриста:

Перед підписанням важливого документа обов’язково переконайтесь, що:

ви маєте право його підписувати,

зміст відповідає фактичним домовленостям,

вказано правильну дату та повні реквізити сторін,

ваш підпис оформлено відповідно до стандартів.

27 переглядів