Інформаційний лист. Зразки інформаційних листів
Найпоширенішим способом повідомлення є листи, які пов’язують між собою значні групи документів, різноманітних за змістом. Листи бувають вихідними і вхідними та мають велику кількість модифікацій.
Службова кореспонденція – велике об’єднання управлінських документів, які є інструментом взаємовідносин між приватними особами і цілими корпораціями. Інформаційний лист – один з видів таких послань, за допомогою якого адресату повідомляються формальні дані.
Ця група відправлень носить цілком стандартний характер та може містити в собі будь-яку інформацію:
- пропозиції, оповіщення про зміни (реквізитів, цін на товар), нагадування про виконання зобов’язань;
- комерційну рекламу;
- рекомендації щодо поліпшення якості продукції або робіт;
- вимоги нормативних положень або правових документів;
- повідомлення про співпрацю;
- позиції діяльності підприємства;
- терміни дії угоди або поставки та інше.
При необхідності до інформаційного листа додається супровідний лист з переліком важливих документів.
Правила оформлення інформаційного листа
Щоб написати будь-який офіційний інформаційний лист, треба скористатися загальноприйнятим фірмовим бланком, де вказуються необхідні реквізити. Обсяг тексту варіюється від одного абзацу до декількох аркушів. Стиль написання – тільки діловий.
Структура службового листа підпорядковується правилам оформлення листування такого характеру.
- Реквізити та контакти компанії вказуються зверху (в лівому кутку). Якщо є штамп, то в ньому необхідно проставити вихідний номер і дату складання.
- Всі дані адресата розташовують в протилежному верхньому кутку (посада керівника, назва підприємства і його адреса).
- Далі йде тема повідомлення, яку потрібно добре продумати і вказати (наприклад, «Про проведення конференції»).
- Вступний фрагмент цілком залежить від типу послання і його цілей ( наприклад, «Повідомляємо про організацію виставки»).
- Подальший виклад містить основну і докладну частину листа. Якщо є додатки, треба перерахувати їх і вписати кількість доданих документів.
- Закінчити лист належить у ввічливій формі зі вказанням посади і особистих даних відправника ( «З повагою, генеральний директор ТОВ« Рубін »Суховій А.А.»), підпис з ПІБ і контактний номер телефону.
Зразок інформаційного листа про зміну головного бухгалтера
| Вих. № __ від __ «_______» 20__ р. | Директору Харківського відділення ТОВ «Агросвіт-2» (ПІБ директора) |
Шановний (ПІБ директора)!
Про зміну головного бухгалтера
Цим листом повідомляємо Вас про зміну головного бухгалтера нашої організації на підставі наказу № ___ від _____20__ р. З _____20__ р. головним бухгалтером ТОВ «Агросвіт-2» призначена (ПІБ нового головного бухгалтера).
Копія наказу № ___ від _____20__ р. додається.
Додатки:
Наказ про призначення нового головного бухгалтера ТОВ «Агросвіт-2» № ___ від _____20__ р.
З повагою,
Генеральний директор ТОВ «Агросвіт» (підпис) (ПІБ директора)
Зразок інформаційного листа про проведення акції
Шановні учасники!
Просимо вас ознайомитися з умовами участі у велопробігу «Безпечні дороги» і підтвердити вашу згоду на участь. Ціль акції привернути увагу влади міста і автомобілістів до необхідності проведення транспортних реформ.
Велопробіг відбудеться _____20__ р. Колона стартує о 8:00 з площі Богдана Хмельницького та буде рухатись до площі Соборної.
Прийняти учать може любий велосипедист.
Записатися заздалегідь, отримати прапори і банери, завдати питання по акції можна за електронною адресою ____________.
З повагою,
організатори акції «Безпечні дороги».
Зразок інформаційного листа про зміну юридичної та поштової адреси
Шановний (Прізвище ім’я по-батькові)!
Цим листом повідомляю Вас, що з _____20__ р. ТОВ «Агрохім» змінив юридичну та поштову адресу на: (індекс, місто, вулиця, будинок).
Прошу в подальшому в реквізитах використовувати вищевказану адресу.
Генеральний директор ТОВ «Агрохім»
(ПІБ генерального директора)
Доповнення до викладеного
Залежно від переслідуваної мети, інформаційні листи поділяються на ряд видів.
- У листі-сповіщенні можна повідомити про зміну вартості послуг чи товару, про зміну керівника, про процеси перетворення та багато іншого.
- Якщо це рекламне відправлення, воно акцентує увагу читачів на події або якості товарів і послуг. Його завдання полягає у викладені переваг або в спонуканні до дій.
- Листи-сповіщення несуть інформацію про майбутній захід, конкретні умови, дату, місце проведення (конференції, наради або семінару).
- Головною функцією листа-повідомлення є відображення події, яка викличе інтерес партнерів з обох сторін.
- Лист-заява засвідчує здатність адресанта здійснити якусь діяльність.
- У листі-підтвердженні повідомляється про прийняття документів або товарів і їх оплаті.
Службовий лист повинен стати візитною карткою установи. Текст, у якого немає абзаців, пробілів, широких полів – не зацікавить одержувача.
Інформаційне послання здійснить задану функцію, якщо воно буде підпорядковано певному стилю:
- зміст повинен бути ясним, чітким, коректним;
- складати речення потрібно простою, доступною мовою;
- вітається застосування стійких словосполучень та зворотів писемного мовлення;
- щоб справити враження на адресата, потрібно представляти інформацію коротко і по суті;
- обов’язково приділяти увагу пунктуації та граматиці;
- не слід допускати двозначності, сленгу, слів-паразитів і емоційності.
Рекомендується писати в стриманому і доброзичливому тоні. Якщо не представляється можливості виконати доручення або прохання, не потрібно починати лист відмовою. Не прийнятно вимагати негайного вирішення питання і нав’язування очікуваного результату.
Як відправити?
Інформаційний лист можна відправити кількома способами.
- Найбільш поширений – електронний: дає можливість передати документацію в великих обсягах і в короткі терміни.
- Доставка поштою рекомендованим листом з повідомленням про вручення.
- Не виключається передача кореспонденції через факс.
- Часто використовуються послуги кур’єра, якщо особливо значущі папери потрібно доставити в найкоротший період часу і особисто секретарю.
Якщо керівництво дорожить репутацією своєї компанії, хоче підвищити авторитет, не бажає розривати співпрацю з партнерами, прагне налагоджувати нові взаємовигідні зв’язки, воно буде дотримуватися правил і культуру ділового листування – важливої складової сучасного бізнесу.