Лист-відповідь. Зразки листів-відповідей

Кожне підприємство в обов’язковому порядку веде службове листування. Це зручний засіб обміну відомостями між сторонами. До того ж письмові домовленості, на відміну від усних, мають юридичну силу.

Лист-відповідь є частиною ділового листування і складається у відповідь на офіційну пропозицію, запит або прохання. Він може містити як схвальне рішення (згоду), так і відмову. Такого роду листи в службовому листуванні підпорядковуються групі правил, яких потрібно дотримуватись при їх написанні. До них відносяться:

1. Оперативність. При отриманні листа-прохання або запиту, потрібно негайно відреагувати і надіслати відповідь, щоб виглядати в очах клієнтів і підприємців відповідальним та надійним партнером.
2. Належне оформлення. Складається на фірмовому бланку з необхідними двосторонніми реквізитами.
3. Конкретність висловлювань. Лист-відповідь тематично підпорядковується запиту, тому в ньому повинні зберігатися:

• послідовність;
• терміни та визначення;
• семантичні поняття;
• грамотне викладення (переносити помилки з ініціативного листа не рекомендується).

Даний документ повинен містити посилання на початковий запит (дату та номер запиту). Це спростить обробку кореспонденції.

Лист відповідь з відмовою належить починати зі слів подяки. У тексті використовуються фрази в доброзичливому тоні, щоб не образити одержувача ( «На жаль, наше підприємство не має можливості прийняти Вашу пропозицію на цей момент»). Далі вказуються детальні причини відмови. Детальніше: Зразок листа-відмови.

Випадки в яких виникає необхідність складати і відправляти лист-відповідь:

• У загальнодержавні інстанції (наприклад, до податкової інспекції на запит про фінансову звітність).
• Імпортерам (якщо вони запросили прейскурант для оформлення замовлення).
• У відділення банків (наприклад, на вимогу довідки про ділову репутацію).
• У правові органи (при запиті об’єктивних доказових свідчень).
• Покупцям (на прохання про можливість і дату проведення поставки товарів).
• Фізичній особі (при запиті відомостей про вакансії на певну посаду в організації).

 

Правила оформлення листа-відповіді

Лист-відповідь може бути написаний від руки або в друкованій формі, з витриманим офіційно-діловим стилем. Це означає застосування мовних прийомів, та викладення інформації відповідно до прийнятих правил.

Текст листа повинен бути:

• офіційним, знеособленим, що підкреслює якусь дистанцію між контрагентами;
• адресним, тобто він призначений конкретній людині;
• без перекручування фактів;
• переконливим і обґрунтованим, що спонукає одержувача здійснювати зазначені дії;
• максимально повним для прийняття можливих рішень.

Перш ніж приступати до написання відповідного листа, необхідно вивчити всі питання, викладені в листі контрагента. Коротко відповісти по кожному з пунктів. Складати лист доцільніше на фірмових бланках при дотримуванні певних вимог:

• Повні реквізити компанії-відправника (назва організації, адреса, номер телефону, факсу та ін.)
• Вказуються в верхньому кутку сторінки. Справа пишеться посада та ім’я керівника компанії, куди та кому направлений цей документ ( наприклад, Голові ради директорів Ковальову С.І.).
• У реєстраційному журналі проставляється вихідний номер і дата відправлення листа. Запис потрібен для пошуку даних про листування в разі виникнення спірних питань.
• Коротка тема листа (не обов’язково).
• Наявність шанобливого звернення до представника, який отримує відповідь (наприклад, Шановний Сергію Івановичу).
• Основний текст (логічні відповіді на поставлені питання).
• Додаткова документація прикладається в додаток.
• Підпис директора або уповноваженої особи, печатка (не обов’язково).

 

Зразок написання листа-відповіді

 

Зразок листа-відповіді на запит

 

Доповнення до викладеного

Швидким способом доставки кореспонденції є факс і електронна пошта. Для більшої впевненості в отриманні листа адресатом, особливо цінних паперів з додатками, можна скористатися послугами пошти. За допомогою кур’єрської служби документи доставлять особисто до канцелярії організації.

Лист-відповідь часто не потребує зворотної відповіді, тому що не містить пропозицій, запитів або прохань, а тільки інформацію, необхідну другій стороні. Але він може послужити початковим етапом у вигідній обопільній співпраці.