Головна » Трудове законодавство » Як підтвердити свій трудовий стаж, якщо відсутня трудова книжка?

Як підтвердити свій трудовий стаж, якщо відсутня трудова книжка?

Для багатьох громадян України трудова книжка довгі роки була ключовим документом, що підтверджує факт трудової діяльності, на якому базується призначення пенсії або будь-яких інших соціальних виплат. Проте сьогодні, в умовах трансформацій суспільства, воєнного стану, ліквідації підприємств, зміни їх правонаступників і цифровізації, все частіше трапляються ситуації: трудова книжка втрачена, зіпсована, спорядження підприємства ліквідовано або записи в ній неповні. У такому разі виникає законне питання: Як підтвердити свій трудовий стаж без трудової книжки?

Законодавство України надає чіткі процедури й алгоритми для підтвердження стажу за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній (зокрема, Постанова Кабінету Міністрів України № 637 від 12.08.1993 р.). Ця стаття розкриє, які саме документи можуть бути використані, як діяти, якщо документи знищено або підприємство ліквідовано, а також які кроки слід зробити для звернення до відповідного органу—зокрема, Пенсійний фонд України, чи навіть до суду.

Законодавча та нормативна база

Основним нормативним актом, який регулює підтвердження трудового стажу без трудової книжки або без відповідних записів у ній, є Постанова Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 р. № 637 «Про затвердження Порядку підтвердження наявного трудового стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній».
У 2018 році внесено зміни (Постанова № 793 від 03.10.2018) до пункту 4 цього Порядку.
Додатково, на сайті Пенсійного фонду наведено пояснення, що у разі відсутності трудової книжки або записів у ній стаж може підтверджуватися іншими документами або даними реєстрів.
З 2004 р. введено персоніфікований облік страхового стажу, що також враховується.

Таким чином, правова база є: трудова книжка – основний документ; але якщо її немає або вона не містить потрібних записів – законом передбачено альтернативні засоби підтвердження.

Коли виникає проблема

Проблема може бути результатом різних обставин:

втрата книжки (наприклад, через пожежу, стихійне лихо, воєнні дії, евакуацію);
зникнення підприємства-роботодавця, ліквідація, банкрутство або реорганізація, коли архіви не передано або втрачено;
записи у трудовій книжці некоректні, неповні або взагалі відсутні (наприклад, роботи на підприємствах, які не вели належно документи);
робота на непідконтрольній території або в умовах, коли архіви підприємства не доступні;
індивідуальна підприємницька діяльність (ФОП) або селянське господарство, коли книжка може бути відсутня.

У таких випадках важливо знати, що не наявність самого документа книжки не означає втрату права на зарахування стажу. Законодавство надає альтернативні шляхи підтвердження.

Основні етапи підтвердження стажу без трудової книжки

Визначення обсягу стажу, який потрібно підтвердити: за всю трудову діяльність, або за конкретний період, наприклад, для призначення пенсії чи підвищення виплати.
Збір документів: ці документи можуть бути роботодавцем, архівом, реєстром, довідками, наказами, виплатами, платіжними відомостями тощо.
Звернення до Пенсійного фонду або уповноваженого органу з відповідним пакетом документів із заявою про зарахування стажу.
Якщо документи не знайдено або підприємство ліквідовано – звернення до архівних установ або, у крайніх випадках, до суду для встановлення факту роботи.
Прийняття рішення Пенсійним фондом: внесення відомостей до електронної облікової картки застрахованої особи та зарахування стажу.
Оскарження у випадку відмови: адміністративний або судовий порядок.

Давайте розглянемо докладніше кожен із цих етапів.

Документи, які можуть підтвердити трудовий стаж

Згідно з Порядком № 637 та роз’ясненнями ПФУ, якщо немає книжки або записів у ній, до підтвердження можуть бути подані такі документи:

дані персоніфікованого обліку (для періодів після впровадження відповідного обліку) — згідно із законом про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування.

виписки або довідки, складені на основі даних в автоматизованих системах підприємства, установи чи організації.
довідки, виписки з наказів про прийняття/звільнення/переведення;
особові рахунки, відомості на видачу заробітної плати;
трудові договори, угоди, характеристики з місця роботи;
документи, що підтверджують підприємницьку діяльність (для ФОП): платіжні доручення, квитанції, документи про сплату єдиного або фіксованого податку.
документи про військову службу — військовий квиток, довідка з військового комісаріату чи військової частини.
документи про навчання (за денною формою) — дипломи, свідоцтва, довідки про навчання.
у випадку знищення або відсутності архівів через воєнні дії чи інші обставини — показання двох або більше свідків, які працювали разом із заявником.

Важливі вимоги до документів:

документи повинні містити: найменування підприємства/організації, назву посади, період роботи (дата початку й завершення);
бути підписані керівником відповідної установи або архівістом та засвідчені печаткою (якщо така передбачена).

Якщо є письмові докази трудової діяльності

Якщо підприємство наразі існує або має правонаступника, можна звернутися до роботодавця із заявою про надання довідки про трудовий стаж. Наприклад: копія наказу про прийняття/звільнення, табель, довідка про доходи. Потім ця довідка подається до Пенсійного фонду. Також можливе отримання витягу з архіву підприємства чи установи.

Якщо письмових доказів немає — свідки

Коли підприємство ліквідоване або архіви не збереглися, закон дозволяє встановити стаж на підставі свідчень не менше ніж двох свідків, які працювали разом із заявником. Свідки подають до Пенсійного фонду: паспорт, ідентифікаційний код, свою трудову книжку.

Це крайній засіб, але він законний.

Якщо підприємство було на непідконтрольній території або документи знищено

У таких випадках заходи ще більш детальні: Законодавство та роз’яснення ПФУ передбачають, що якщо підприємство чи архіви розташовані на непідконтрольній території, або знищені внаслідок збройної агресії, приймаються свідчення, дані реєстрів, архівів тощо.

Наприклад: витяг з Реєстру застрахованих осіб через вебпортал «Дія», довідка з архіву, свідчення колег.

Якщо людина була ФОП або вела особисте селянське господарство

Для таких категорій теж передбачено зарахування до стажу:

платіжні доручення, квитанції банку, документи поштового переказу про сплату страхових внесків чи єдиного податку;
довідка про реєстрацію як суб’єкта підприємницької діяльності;
зарахування періодів із застосуванням спрощеної системи оподаткування.

Як відновити втрачену трудову книжку

Якщо у вас є втрата або пошкодження книжки, рекомендовано:

подати заяву роботодавцю (або правонаступнику) з проханням видати дублікат книжки на підставі даних обліку підприємства, архіву, наказів;
якщо підприємство ліквідоване — звернутися в архів та/або Пенсійний фонд;
зберігати всю кореспонденцію, номера справ, копії заяв, довідок.

Така дія полегшує подальше підтвердження стажу.

Запит до архіву про підтвердження трудового стажу: процедура

Напишіть заявлення до державного архіву області/міста чи архіву підприємства-правонаступника з проханням видати довідку про періоди роботи.
Додайте до заяви: копія паспорта, ідентифікаційний код, документи, що залишилися (якщо є), довіреність (якщо звертається представник).
Архів надає довідку із зазначенням: назви підприємства, посади, періоду роботи.
Цю довідку подайте до Пенсійного фонду разом із іншими документами.

Підтвердження трудового стажу в судовому порядку

Якщо усі інші засоби вичерпані, можна звернутися до суду:

за місцем проживання подати заяву до місцевого суду відповідно до процедури за ст. 315 ЦПК України (окреме провадження) чи іншої процесуальної норми;
до позову додати: копії довідок, наказів, свідчень колег, виплат, платіжних відомостей;
суд на підставі матеріалів встановлює факт роботи/стажу, після чого рішення передається до Пенсійного фонду для зарахування стажу.

Практичні поради від юриста

Збирайте копії всіх документів, навіть застарілих — довідки, виписки, листування з роботодавцем.
Зробіть скани або фото документів, щоб не втратити важливе.
У зверненні до архіву чи роботодавця зазначайте чітко: період, підприємство, посада, причину втрати книжки.
У разі подання свідчень — свідки повинні бути працездатними, мати документи, підтверджуючі їхню роботу з вами.
Не затягуйте — чим раніше розпочнете процедуру, тим легше зібрати документи.
Перевіряйте електронні сервіси ПФУ (витяг з реєстру застрахованих осіб) — можливі відомості, які автоматично враховуються.
У випадку відмови — звертайтесь до суду або подавайте скаргу до ПФУ з посиланням на Порядок № 637.

Відсутність трудової книжки або записів у ній — не привід для втрати права на зарахування трудового або страхового стажу. Законодавство України чітко передбачає альтернативні способи підтвердження стажу: довідки, архівні документи, дані реєстрів, свідчення. Найголовніше — своєчасно розпочати збір доказів, звернутися до роботодавця або архіву, а в разі ліквідації підприємства — скористатися правом звернення до суду. Дотримання чіткого алгоритму дає змогу захистити своє право на пенсію чи інші гарантії, не залишаючись без результату через відсутність книжки.

22 перегляди